|
Daglege post- og arkiveringsrutinar Posten ligg uåpna i hylla til barnevern på sentralarkivet. Posten blir henta av ein av dei tilsette, og lagt på kontoret til barnevernsleiar. Leiar opnar, stemplar og fordelar dokumenta på sakshandsamarane på avdelinga. Sakshandsamar registrerar klientpost inn i postjournalen i Familia, med tittel, avsendar og dato. Dokumentet blir lagt i mappa til klienten og nummerert i høgre hjørne. I klientmappa blir det laga eit omslag for kvart år, og postjournal og journalnotat har kvar sine omslag. I tillegg er det eit internt omslag som inneheld informasjon som skal skiljast frå sjølve klientmappa, denne innehled informasjon som ikkje klienten sjølv skal ha innsyn i. Dette kan til dømes vere informasjon om fosterheimar og e-pstar med møteavklaringar. Saksdokument som skal i det emneordna saksarkivet blir levert til sentralarkivet, og skanna inn i AcosWebsak. Saksposten kan til dømes vere informasjon frå Fylkesmannen, høyringar og lovendringar. Inngåande arkivverdige e-postar og telefonsamtalar blir registrert i postjournalen i Familia. Tilsette på barnevern skriv utgåande brev i fagsystemet Familia, og legg dokumentet fysisk på klientmappa. Frå januar 2018 skal barnevernet ta i bruk det nye Vismaprogrammet "Mobilt barnevern". Dei skal då skanne alle dokument, og klientmappene skal bli fullelektroniske. Ved hjelp av Mobilt barnevern kan tilsette i barnevernet få tilgang til dokumenta sine når dei er ute på oppdrag. Dei brukar ipadar, og der kan dei gjere notat og få tilgang til opplysningar. Arkivdelar
- Klientmapper
- Perm med alle vedtaka på alle klientane
- Perm med samarbeidsavtalar, oppdragstakarar, støttekontaktar og fosterheimar
Arkivlokale Arkivet på barnevern er plassert i kontorrom i tilknytning til kontora til dei tilsette. Rommet er fullt og oppfyller ikkje krava til bortsetjingsarkiv. Når arkivrommet i 1. etasje er ferdig, skal barnevern få sin eigen reol, der me skal plassere alle dokument som ikkje er i dagleg bruk. Klientmapper som er i aktivt bruk skal bli verande i arkivlokale på barnevern. |