|
Saksbehandler skal selv vurdere e-post som sendes direkte til saksbehandler. Dersom e-post er arkivverdig må saksbehandler importere (registrere) e-posten i WebSak Fokus. Bare i de tilfellene saksbehandler er usikker på om e-posten er arkivverdig, videresendes denne til arkivmedarbeider for vurdering og eventuell registrering. Arkivet må deretter kvalitetssikre (kontrollere at registreringen og saksdokumentene er i orden og i henhold til skrivereglene). Arkivet gjør eventuelle korreksjoner før journalposten settes i "J" slik at den kommer med på kommunens offentlige postjournal via innsyn. De samme regler gjelder ved mottatte oversendelser fra Altinn.
Facebook, SMS og andre sosiale medier brukes i større grad nå enn tidligere og skal av saksbehandler vurderes og behandles på lik linje med annen post når det gjelder journalføring og arkivering. E-post som kommer til kommunens postmottak, post@grue.kommune.no, blir importert i WebSak Fokus av arkivtjenesten. Dersom e-posten ikke er av arkivverdig karakter skal den videresendes direkte til rett saksbehandler.
Arkivere e-post:
E-posthenvendelser som arkiveres skal behandles som ordinær post. Det er samme framgangsmåte for å arkivere e-post fra Innboks (med tilhørende undermapper) som fra sendte elementer i Outlook. Ved import til WebSak Fokus vil inngående e-post få dokumenttype I og sendte elementer få dokumenttype U. Dokumenttype kan endres til dokumenttype N eller X ved behov dersom e-post skal arkiveres som et internt notat. |