|
Inngående post: All arkivverdig inngående post (også e-post og skjema) som Grue kommune mottar fra ekstern avsender skal journalføres. Arkivverdig post danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Inngående post som kommer i papir skannes og registreres av arkivet. All utgående post: (også e-post) som Grue kommune produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel til klager, innklaget, samarbeidspartnere, leverandører, fylkeskommunen osv. skal journalføres. Dokumenter som tilhører allerede opprettede saker knyttes til samme sak. Nye saker opprettes med riktig saksbehandler/saksansvarlig og under tilhørende K-kode. Saksbehandler ekspederer/ferdigstiller dokumentet ved å gi det status E/F. Arkivet kontrollerer dokumentet og journalfører slik at dokumentet får godkjent arkivformat (pdf-format). Arkivet skanner daglig ekstern post (post fra postboksene våre, samt det som blir levert inn av kunder ved personlig oppmøte). Det er viktig å søke godt i WebSak Fokus først for å sjekke om det finnes en sak fra før som dokumentet kan kobles til eller om det må opprettes ny sak. Hvis det ikke finnes noen egnet sak fra før, opprettes ny sak. Følgende felter og skriveregler må tas hensyn til og fylles ut på den inngående journalposten:
- Tittel (følg skriveregler og vær oppmerksom på tittellinje 2!)
- Administrativ enhet
- Saksbehandler
- Behandlingstype
- Brev-, journal- og forfallsdato - kontrollere og evt. korrigere
- Avsenders navn og adresse
- Kopimottakere
- Avsenders referanse
- Vurdere skjerming og tilgang
- Bruk beskrivende titler på eventuelle vedlegg
- Hvis det er kjent hvilken saksbehandler som skal behandle dokumentet påføres dette i saksbehandlerfeltet på journalposten og saksbehandler mottar dokumentet som en inngående journalpost i kurven "Til behandling".
Når journalposten er kontrollert endres den til journalstatus til J (journalført). Arkivet er ansvarlig for å journalføre epost som er sendt til Grue kommunes felles e-postmottak for å sikre gjenfinning og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet, dette skjer daglig:
- Innkommet e-post til post@grue.kommune.no leses og vurderes for arkivering og journalføring
- E-post som er sendt fra postmottak vurderes fortløpende for arkivering og journalføring
- Arkivverdig e-post arkiveres og journalføres i henhold til gjeldende rutiner
- Saksbehandler som skal behandle e-posten påføres i saksbehandlerfeltet på journalposten og saksbehandler mottar e-posten som en inngående journalpost i kurven "Til behandling"
- Kontroller registrering og endre status til J (Journalført)
E-posthenvendelser som arkiveres skal behandles videre som ordinær post. |