Frivilligsentralen - Vedtekter og Styreinstruks

VEDTEKTER FOR FRØYA FRIVILLIGSENTRAL  (Sist endret 23.09.13)

1. Formål

Frøya frivilligsentral har som formål å legge forholdene til rette for at frivillige lag, organisasjoner, grupper og enkeltpersoner kan yte en frivillig innsats i sitt nærmiljø.

1. Organisasjonsform

• Frøya frivilligsentral eies av Frøya kommune.
• Årsmøtet har fullmakt til å endre vedtektene, og å ansette daglig leder.

1. Beslutningsstruktur

• Frivillighetsmøte i forkant av Årsmøte
  • I forkant av årsmøte skal det innkalles til et frivillighetsmøte for gjennomgang av alle saker som skal behandles på årsmøte. Eventuelt å angi uttalelser til disse via styret, herunder foreslå kandidater fra sentralen som skal velges til styret.
  • Deltagerne møter med tale- og stemmerett og dette møte har status som rådgivende organ overfor styret og årsmøte.

• Årsmøtet er Frøya frivilligsentrals øverste organ.
  • Årsmøte består av 19 delegater som fordeles slik.
    • Eier skal ha flertall i årsmøte og tildeles 10 delegater. Visst medlemmer av styret er representert i formannskapet, må vara representere årsmøtet.
    • Frivillige lag, organisasjoner og grupper tildeles 9 delegater
    • Alle delegater har tale-, forslag- og stemmerett.
    • Vedtaksendring krever ¾ flertall
    • Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars. Ekstraordinært årsmøte skal avholdes hvis det kreves av styret.
    • Årsmøtet velger representanter til styret for Frøya frivilligsentral. Alle representanter velges inn i styret for 2 år.
    • Det skal føres årsmøteprotokoll
    • Årsmøtet er øverste ansvarlige organ for driften av Frøya frivilligsentral.

• Styret består av 5 medlemmer, hvorav 3 er fra Frøya kommune, og 2 velges fra frivilligheten. Styret skal bestå av minst 2 av hvert kjønn.

• Nestleder bør være en fra de frivillige
• Styre må bestå av en ungdom med fulle rettigheter.
• Styret skal sørge for at Frøya frivilligsentral drives i samsvar med de retningslinjer som foreligger fra KUD, og innenfor fastlagte økonomiske rammer. Styret velger selv sin leder og nestleder. Leder velges for 1 år.
• Det skal føres styreprotokoll

1. Økonomi og drift

• Statlig tilskudd skal utgjøre max 60 % av totalt budsjett, og skal dekke deler av lønn. De øvrige 40 % dekkes av tilskudd Frøya kommune.
• Frøya frivilligsentral skal søke samarbeid med frivillige lag, foreninger og organisasjoner, samt offentlige og private instanser.

Styreinstruks for Frøya Frivilligsentral

1. Styrearbeidet i Frøya Frivilligsentral skal følge denne styreinstruksen.

    Styret kan i enkeltsaker vedta å fravike instruksen.

2. Møteplan, innkalling

    Styreleder skal én gang i året sammen med daglig leder sette opp forslag til

    møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden.

    Det skal avholdes minimum ett møte pr. kvartal.

    Styremedlemmene innkalles skriftlig og med minimum 1 ukes varsel,

    avhengig av styresakenes omfang og karakter.

    Daglig leder er styrets sekretær og kaller inn til styremøter. Saksliste utarbeides sammen

     med styrets leder.

    Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles.

    Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart

    som mulig varsle daglig leder som innkaller vararepresentanter.

3. Saksforberedelse og dokumentasjon

    Styreleder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker

    styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende

    sammen med innkallingen, med mindre særlige forhold foreligger.

    Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt

    forslag til vedtak.