|
Arkivverdig post er dokumenter som fører til at organisasjonen må ta stilling til/vurdere/treffe vedtak i forhold til innholdet. Dokumentet antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon. Arkivverdig post journalføres og klassifiseres i henhold til gjeldende arkivnøkkel. All skriftlig kommunikasjon inn og ut av kommunen, som det kreves et svar på, er arkivverdig, ergo skal det føres saksbehandlingssystemet. Med skriftlig kommunikasjon menes også e-post og i noen tilfeller SMS. Intern kommunikasjon som er arkivverdig, føres i saksbehandlingssystemet som internt notat med eller notat uten oppfølging. Her brukes ikke e-post. Alle typer post kan i situasjoner medføre saksbehandling, og at det å ta noe ”til etterretning” er å betrakte som saksbehandling og skal i så tilfelle journalføres. Offentlige organ er ifølge arkivloven pålagt å bevare informasjon i forvaltningen, som har en viss kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette kan gjøres tilgjengelig for ettertiden. Arkivuverdig post skal ikke journalføres, men kan inneholde viktig informasjon, ofte av begrenset varighet (gyldighet), f. eks. invitasjoner til kurs, seminar og konferanser. Der arkivet er i tvil om dokumentet er arkivverdig/-uverdig, skal dokumentet datostemples og fordeles. Saksbehandler har da ansvar for tilbakemelding hvis dokumentet skal registreres. Arkivbegrensning betyr å holde borte fra eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. arkivforskriften § 3-18. |