| Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: møtebøker, postjournal, saksarkiv, elevarkiv og personalarkiv. De fleste av disse arkivseriene vil fra 04.06.2007 bli arkivert i Sirdal kommunes felles sak/arkivsystem Ephorte. Dokumentasjonen lagres fullelektronisk, inngående dokumenter skannes og egenproduserte dokumenter blir bevart elektronisk. Det er ikke lenger nødvendig med kopibok og egen postjournal for skolen. Arkivleder og sentralarkivet har ansvaret for dokumentasjonen.
Møtebøker inneholder referater (protokoller)
fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. . Postjournalen blir en del av kommunens felles postjournal i Ephorte. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Saksarkivet blir en del av kommunens felles elektroniske sak/arkivsystem som inneholder saker som er behandlet ved skolene, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Egenproduserte rundskriv blir produsert i Ephorte - emne-arkivet K-koder. Elevarkivet blir produsert i Ephorte. Dette arkivet inneholder saksdokumenter som er ordnet etter personnummer. Elevarkiv som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved skolene kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Personalarkivet blir produsert i Ephorte.
|