| Med periodisering meiner vi at innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie vert inndelt i tidsbolkar. Andre ord er journalperiodar eller arkivperiodar. Arkivlova krev periodisering for ein del av arkiv (§§3-12 til 3-17). Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta. Dette lettar framfinning av dokument produsert attende i tid. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar og ein del ytre registerseriar. I tillegg til desse, nyttar ein periodisering på saksarkiv, arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering. Periodiseringa kan skje ved kvart val,overgong frå eit arkivsystem til et anna, ved organisatoriske endringar og endring av arkivnøkkel. Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien. Vi har to måtar å periodisere på; setje eit skarpt skilje, eller å ha ein overlappingsperiode. Skarpt skilje: Ved omorganisering, skifte av arkivnøkkel eller bruk av nytt sak/arkiv-system, nyttar ein skarpt periodeskilje. Ved skarpt periodeskilje overfører ein ikkje saker, men oppretter nye saker uavhengig av om saka er ferdig handsama i den førre perioden. Det vert lagt inn merknad der vi avslutter saka (Jfsak/pres), og der vi oppretter den i den nye perioden, for gjennfinning og samanheng. Overlapping: Når ein periodiserer tek ein ikkje-avslutta saker ut av den avslutta perioden og overfører det til den nye dei 6 første månadane etter periodeskiftet. Vi overfører sak for sak etterkvart som vi treng dei. Vi må då vere nøye med referansar både i det fysiske arkivet (tivisningskort) og elektronisk. Etter 6 månader skal vi ikkje overføre saker, men berre låne materialet. Frå no av skal dei avslutta bolkane vere uendra. Slik skal desse seinare overførast til fjernarkivet som ein journalperiode. Periodisering fysisk arkiv: - Når perioden sluttar (t.d. ved ei omorgansering), set vi strek i saksarkivet. No skal ingen nye arkivdokument arkivleggjast i denne bolken. - Arkivmaterialet kan verte ståande i arkivskåpet, men skilt frå den nye perioden eller ein kan pakke materialet i arkivboksar (bortsetjing). Vanlegvis set ein ikkje bort materialet før ved neste periodisering. - Ved bortsetjing skal det gå tydeleg fram kva materialet som tilhøyrer ein bestemt periode. Dei enkelte arkivstykka skal merkast med følgjande opplysningar:
- Namn på arkivskapar
- Namn på arkivserie
- Eventuelle arkivkodar (frå/til)
- Periode (frå/til)
|