|
Publisering/Postliste Kommunen er ikke pålagt å legge ut postliste/offentlig journal men vi velger å være åpen og legger derfor postlista ut på hjemmesiden. Journalførte dokumener blir publisert på ettermiddagen samme dag som de er journalført. Kommunen har valgt å ikke legge ut tekstdokumentene, men dokumentene kan bestilles via postlista. Innsynsrett: Derimot har kommunen i hht offentlighetslovens § 3 plikt til å gi innsyn i saksdokument, journaler og lignende register dersom noen ber om det. Det er kun unntaksvis vi har rett til å unnta hele dokumentet fra innsyn, - vanligvis skal dokumentet utgis med sladding/fjerning av nødvendige opplysninger. Saksbehandleren skal vurdere alle forespørsler om innsyn i dokumenter. Journalføring Anmodning om allment innsyn skal ikke journalføres. Anmodning om partsinnsyn skal journalføres. Dette journalføres i aktuell sak, eller opprett ny sak dersom det er nødvendig. Klage på innsyn journalføres i ny sak med tittel: Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx. Sladding/fjerning av opplysninger: Det er viktig at opplysninger som skal skjermes i et dokument, blir skjermet på riktig måte. Den mest sikre måten å skjerme opplysninger på vil være å klippe ut det som skal skjermes. Opplysningene kan også skraveres med svart tusj og ta deretter e kopi av dokumentet, - da er det kopien som skal brukes. (Ved kun skravering med svart tusj uten å kopiere dokumentet, kan dokumentet forstørres og skraverte opplysninger kan leses). Elektronisk sladding er ikke mulig, dokumentet må skrives ut og sladdes. Journalføring av offentlig versjon: Den "offentlige" versjonen av et dokument som i utgangspunktet er unntatt offentlighet, skal journalføres som en egen journalpost i samme sak. Ved senere forespørsler om samme dokument har vi da allerede en offentlig versjon og vi slipper å foreta en ny offentlighetsvurdering, pluss at det er viktig å dokumenterer hva vi har gjort. Tittel på journalposten skal være " Offentlig versjon av journalpost nr xx". Arkivets oppgave Arkivet skal sende forespørselen til saksbehandler med kopi til leder og til den som ber om innsyn. Partsinnsyn skal journalføres i ePhorte med saksbehandler som mottaker og leder som kopimottaker. All videre kommunikasjon foregår mellom saksbehandler og den som ber om innsyn. Saksbehandlers oppgave Svaret skal gis uten ubegrunnet opphold (2-3 dg). Gir vi ikke svar innen 5 dager etter av vi har mottatt forespørselen regnes forespørselen som avslått og vedkommende kan sende klage til fylkesmannen (off.l. § 32) Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet må på nytt offentligvurderes før evt utsendelse. Husk å vurdere evt vedlegg. Klage på innsyn Klage på innsyn journalføres i ny sak med tittel: Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx. |