Ephorte - oppfølgingskontroll arkivet (arkivsøk i ePhorte)

Status M:

• Dokumentene Journalføres

Til omfordeling:

• Saksbehandler påføres

Ufordelte journalposter:

• Saksbehandler påføres

Til journalføring – inn/ut:

Alle journalposter med status F eldre enn 1 dag

• Sjekk at dokumentet er på riktig sak
• Sjekk tittel i hht til regler
• Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
• Sjekk at dokumentet er lesbart
• Sjekk at evt vedlegg er med og at de er lesbare
• Sjekk at evt kopimottakere er satt på (både internt og eksternt)
• Velg Journalfør (eller endre statuskode til J)

Til journalføring – saksframlegg:

• Utvalgssekretær har ansvaret
• Sjekk bokmerker og statuskoder

Reserverte saker:
Detter er saker som saksbehandler har opprettet

• Sjekk at det er behov for ny sak
• Sjekk tittel i hht regler
• Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
• Sjekk/påfør arkivkode
• Sjekk at der er riktig arkivdel (vær OBS på arkivdeler med nesten like navn)
• Velg Under behandling (eller endre statuskode til B)

Saker uten klassering:

• Arkivkode påføres

Ferdigmeldte saker:

• Sjekk at alle dokumenter av type I og N er avskrevet
• Sjekk at alle dokumenter er konvertert til arkivformat (PDFA)
• Velg Avslutt sak (eller endre statuskode til A)

Stillingssøkere uten tilgangskode:

• Tilgangskode ”A med hjemmel Off.l. § 25 2. ledd 3. punktum” påføres

Alle utsjekkede dokumenter:

• Sjekk med saksbehandler om dokumentene skal sjekkes inn eller utgår

Alle utsjekkede behndlingsdokumenter:

• Sjekk med møtesekretær om behandlingsdokumentene skal sjekkes inn eller utgår

Alle utsjekkede møtedokumener:

• Sjekk med møtesekretær om møtedokumentene skal sjekkes inn eller utgår