|
Periodisering
Etter arkivforskriften § 2-4 siste ledd skal saksarkivet fra avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke lenger i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i bortsettingsarkiv. Dette både for å skape bedre plass i det daglige arkivet ved å sette bort arkivmateriale som er mindre aktuelle, samt for å sikre gjenfinning ved større endringer i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. I tillegg er dagligarkivet under stadig utvikling, der volumet stadig vil øke hvis man ikke har mekanismer for å ta ut noe av dagligarkivet. Etter arkivforskriften § 3-12 første ledd skal sakarkiv og den tilhørende journal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i saksarkivet og journalen, men en periode i en elektronisk journal kan omfatte flere perioder i saksarkivet. Det er anbefalt at arkivperiodene bør være på minst 4-5 år og følge kalenderåret. Ledelsen kan fastsette at enkelte deler av saksarkivet skal holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle prinsipp for periodisering. Eksempel på dette kan være at eksempelvis personalmapper skilles ut som egen arkivdel og settes bort etter andre prinsipper enn det resterende saksarkivet. Når en arkivperiode avsluttes skal materialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Papirbaserte saksarkiver, journaler, eventuelle journalregistre og kopibok skal settes i bortsettingsarkiv. Dette skal skje på en slik måte at man opprettholder den indre orden og oppstillingsplan som ble benyttet ved aktivt arkiv, jf. arkivforskriften. Bortsettingsarkivet skal fullt ut speile strukturen i det aktive arkivet, som er nødvendig for gjenfinne og lese arkivdokumentene i sin rette kontekst. For elektroniske journaler og arkiver skal data gjøres søkbare, fortrinnsvis ved å etablere historiske databaser som enten kan være separate baser eller utgjøre egne logiske enheter i den aktive basen, jf. arkivforskriften.
Man har to typer skille; mykt og skarpt periodeskille.
Mykt periodeskille er saker som er aktive ved avslutningen av en periode (som starter før et periodeskille og som ikke avsluttes før neste periode. Her skal man både ivareta å holde saken samlet, plassere saksdokumentene i riktig periode og ivareta behovet for lett tilgang til materiale fra nær fortid. For å dekke disse behovene har Noark innført en ordning med overlappingsperiode i overlappingen mellom to arkivperioder. Dette er vanligvis de to første årene i en ny arkivperiode, eventuelt det første året. Ordningen gjør at periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Skarpt periodeskille er å foretrekke da man slipper overlappingsperiode. Man merker pågående saker med saksnummer i tidligere databaser, da noen saker vil starte i en base og fortsette i neste. Dette gjør gjenfinning lettere.
Avlevering
I følge arkivforskriften skal arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten (avsluttet arkiv) avleveres til arkivdepot. Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Formålet med å avlevere arkiv til arkivdepot er at de skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. For å oppnå dette må materialet være ordnet og listeført (registrert og beskrevet) slik at det er mulig å finne fram i materialet. Man bør ordne og listeføre materialet fortløpende for å unngå at uordnet materiale blir liggende utilgjengelig over lengre tid, samt for å unngå behov for store ressurser for ordningarbeid før avlevering til arkivdepot. De generelle kravene til arkivmateriale som skal avleveres fra offentlige organer, er fastsatt i arkivforskriften. Disse kravene faller sammen med krav for bortsetting etter arkivforskriften § 3-14. Det er derfor hensiktsmessig for arkivskaper å utføre kravene for bortsetting, da de vanligvis blir gjort gjeldende ved avlevering. |