|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir skrevet eller importert i WebSak eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:
- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir skannet/importert/registrert inn i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem.
- Ha ansvaret for at all sakspost skrives i WebSak eller korrekt fagsystem. Saksbehandler skal ferdigstille utgående brev og interne notat når de er klare til å ekspederes.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Saksbehandler skal selv opprette utgående brev og notat.
- Registreringen i sak/arkivsystemet skal autoriseres/journalføres av arkivtjenesten.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at papirmateriale de låner fra arkivet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|