|
All post til skolen/barnehagen går gjennom kommunens postmottak. Posten arkivvurderes. Det som skal journalføres, blir journalført i WebSak, og resten blir lagt i skolens og barnehagens posthylle. Personlig levert post. Dersom saksbehandler, lærer eller andre mottar sakspost personlig, er det deres ansvar å sørge for at dokumentene blir registrert og journalført. Her kan skolens kontorpersonale være til hjelp ved behov. Dette gjelder også elektronisk post. Det er ikke anledning for saksbehandlere å låne mapper fra arkivet uten å fylle ut lånekort. Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Saker skal returneres til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling, helst innen fire uker. Arkivpersonalet legger saken i arkivet og fjerner evt. lånekort. Alle elev- og barnehagemapper som er på papir skal renses for binderser og stifter før de bokses for bortsetting. |