PostmottakGamvik kommune har felles postmottak, da alt av post som sendes kommunen pr. brev/e-post gjennomgås, registreres og distribueres fra postmottak ved sentralbordet på kommunehuset til kommunens ansatte og øvrige avdelinger. Post som sendes direkte til kommunens øvrige avdelinger registreres til aktuelle avdeling og saksbehandler i ACOS websak+. Alt av arkivverdig post for det sentrale saksarkivet, personalarkivet, gårds- og bruksarkivet og planarkivet registreres i ACOS websak. Annen post registreres og arkiveres i den enkelte avdeling. Dette dreier seg hovedsakelig om inn/utgående post til pasientjournaler/elevmapper mv. Papirbasert og elektronisk arkivKommunen innførte i april 2021 nytt sak/arkivsystemet ACOS websak. Tidligere sak/arkivsystem var ESA fra 1999 til 2001og K2000 fra 1995 til 1999, begge systemene er arkivert søkbar elektronisk. Kommunen har fortsatt papirbasert arkiv i tillegg på eldre saker innen byggforvaltning og personal. Av øvrige objektarkiv i kommunen finnes elevarkiv på skolen, arkiv over barnemapper i barnehagen, samt adskilte klient/pasientarkiv for pleie- og omsorgsavdeling, legekontor, helsestasjonen og psykisk helse. Alle objektarkiv er papirbaserte, men flere registreres i tillegg i ulike fag/arkivsystem. Fagsystemet Visma flyt skole brukes i skole og barnehage, fagsystemet Profil brukes i helsesektoren og fagsystemet Familia brukes i barnevernet.. Alle kommunens arkivdeler og arkivserier er nærmere beskrevet i egne punkt i arkivplanen. Det samme gjelder kommunens elektroniske arkiv og fagsystemer.
|