|
Post inn: Merkantil tek i mot posten uopna frå servicekontoret, stemplar og registrerer klientpost i postjournal på barnet i Familia og skriv på dokumentnummer øvst midt på arket med ein ring rundt. Når vi mottek brev med fleire dokument skal kvart dokument registrerast med eige dokumentnummer. Post som ikkje er klientrelatert skal om naudsynt registrerast som Web-sak. ( Sjå eigne rutinar generelt for kommunen). Fagleiar/nestleiar fordeler post til sakshandsamar. Sakshandsamar eller merkantil arkiverer posten i mappa til barnet når det er lest. Dersom sakshandsamar treng å ha dokumentet liggande for seinare handsaming eller for å ta med i eit møte bør sakshandsamar (eventuelt merkantil) ta kopiar før arkivering. Post ut: Sakshandsamar ferdigstiller posten i Familia og legg til merkantil for utsending. Merkantil sender ut posten, fører på dokumentnummer og arkiverer kopi på barnet. Vedlegg til brev ved utgåande post: Arkiverast som kopi til brevet. Dersom der er store mengder vedlegg kan fagleiar/nestleiar beslutte å late vere å arkivere desse (for å unngå store mengder dobbeltarkivering i enkeltsaker). Registrering av nye meldinger: Henta frå brukarhandboka til Familia: - Klient med pågåande undersøkelsesak: Meldinga skal registrerast som eit brev (skriftlig melding) eller eit journalnotat (munnleg melding/telefon) - Klient med pågåande tiltakssak: Fagleiar/nestleiar må vurdere om den skal registrerast som ei ny melding (under fana ”Saksbehandling”) eller som eit brev (i postjournalen) utifrå kor alvorleg den er. Meldinga kan sjåast på som opplysningar i saka, eller den kan utløyse behov for ny undersøkelse. - Passiv sak: Meldinga vert registret under fana ”Saksbehandling” og kopla til klienten. Fagleiar/nestleiar tek stilling til om meldinga skal henleggast (då vert melding liggande som eit dokument i saka) eller om den skal undersøkast. - Ny klient: Meldinga vert registrert utan kopling til barn. Fagleiar/nestleiar tek stilling til om saka skal henleggast (da skal den arkiverast saman med henlagte meldinger) eller undersøkast på vanleg måte. Personnummer til barn som ikkje har fått eige personnummer: Jenter: 00200, Gutar: 00100, Ufødde barn: 55555 Journalnotat: Heimebesøk, kontorsamtaler, telefonsamtaler, e-post og SMS vert ført som journalnotat. Enkelte samtaler som ein vil skal førast som eit dokument i saka skal påførast dokumentnummer. Kontorsamtaler/heimebesøk/ - møter: Det er viktig å vere bevisst på om ein bør skrive møtereferat i postjournalen eller referere ein samtale som eit journalnotat. Dersom ein til dømes har eit evalueringsmøte i heimen kan det vere grunn til å ta stilling til om det bør ligge som eit dokument i saka. Døme på samtaler som bør refererast som møter: Oppsummering etter undersøkelse, evaluering av tiltak, avslutting av sak. Journalen skal skrivast ut med jamne mellomrom, men ikkje nødvendigvis kvar gong ein skriv inn eit nytt notat. Journalen leggast i eigen folder i mappa på barnet. Partane har innsyn i journalen. Interne saksførebuande notat: Det er også viktig å skilje mellom interne notat som ikkje skal leggast i journalmappa og notat som klienten har innsyn i. Døme på eit internt notat er drøftingar internt eller anonymt med Bufetat eller BUP, eller tema som har med avklaring av internt og eksternt samarbeid å gjere) Opplysningar om søsken. Informasjon om søsken skal i utgangspunktet skiljast i kvar sine mapper. Dette gjeld både for dokumenter og journalnotat. I realiteten vil mange notat og dokument omhandle fleire søsken så det er umogeleg å skilje heilt. Dokumentlista skal skrivast ut av merkantil med jamne mellomrom, men ikkje kvar gong det kjem inn eit nytt dokument. Det er viktig at det vert teke utskrift av dokumentlista når saka vert avslutta. Arkivering: Konsultasjonar Meldinger til oppevaring og makulering etter 1 år Aktive saker Passive/avslutta saker Fjernarkivering Rutine for ansvar og orden i mapper: Aktive saker Når saka vert avslutta |