|
Kommunen har et "sovende" beredskapsråd, i den forstand at det ikke har vært avholdt møter (ENH). BSL er oppnevnt som sekretær for rådet. Møtebok er derfor ikke registrert som serie. Administrasjonsenhetens journal inneholder i tillegg til de vanlige journalpostene også inngående post til forliksrådet som kommunen hadde ansvaret for fra 2000 - 2005. Alle disse dokumentene har arkivkode X43. Teksten inneholder ikke navn på skyldner, men klagers referansenummer. Disse innførslene skulle vært i en egen journal for forliksrådet, dette er ikke rettet på i ettertid. Saksbehandler for forliksrådet i kommunen har ført egen protokoll. Denne inneholder oversikt over alle saker, men ikke dokumenter. Sakene er ordnet pr møte, dvs at alle saker som blir behandler i ett forliksmøte er samlet i en saksmappe. For å finne tilbake til saker går saksbehandler til protokollen for å finne hvilket møte denne saken ble behandlet, og deretter til riktig mappe. Forliksrådets protokoll og saksarkiv ble avlevert til Lensmannen i 2006, som overtok ordningen. Ingen prosjektarkivserier er registrert, heller ikke møtereferater. Det finnes nok endel papirer på prosjekter, blant annet har PLO mye papirer i forbindelse med byggingen av Gjerstadheimen. Disse arkivene skal ryddes og registreres og avleveres til fjernarkiv. Enhet for helse ble opprettet i 2003. I midten av 2005 fikk enhet for helse egen journal, kopibok og eget saksarkiv. Før denne tid ble dette blandet med administrasjonsenheten. Kopibok og journal for kulturenheten mellom ca 1995 og 2005 finnes antagelig ikke. Før den tid er det mulig at journal for kulturenheten ble ført av administrasjonen. Biblioteket var tidligere en egen enhet. Det ble en del av kulturenheten på 1980-tallet. Til tross for dette har biblioteket ført egen journal, kopibok og saksarkiv frem til 2006. Pleie og omsorgsenheten: ett register etter kommunehelseloven og ett register etter lov om sosiale tjenester med personopplysninger er meldt Datatilsynet. Dette føres inn under merknad under det aktuelle registre slik: Meldeplikt til Datatilsynet. Fiane skole har ikke møtebok fra FAU. Fiane skole har heller ikke hatt saksarkiv, journal og kopibok frem til 2006. Sunde skole har ikke hatt kopibok. De ønsker å avlevere til fjernarkiv/depotarkiv. Enhet for plan, næring og kultur (PNK) ble opprettet 01.01.2006, samtidig ble kulturenheten nedlagt. Ephorte ble tatt i bruk 03.04.2006. Saker tilhørende kultur ble fortsatt journalført i kulturenhetens saksarkiv i denne perioden. En del av teknisk enhet ble lagt til den nye enheten, og disse sakene ble fortsatt journalført i teknisk enhets saksarkiv i denne perioden. Dette ble valgt pga kort tidsperiode før arkivet allikevel skulle avsluttes pga innføringen av Ephorte. |