|
Når dokumenter på papir blir skannet og arkivert elektronisk, kan papirversjonen av dokumentene kasseres med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares. Kassering kan kun foretas når verifisering av korrekt skanning er gjort, se retningslinjer for skanning. Arkivansvarlig avgjør i samråd med it-ansvarlig når kassering skal foretas. Det anbefales at første kassering foretas ca 1 år etter oppstart av nytt system, og deretter oftere. It-ansvarlig skal foreta et prøveuttrekk av basen før første kassering foretas. Uttrekket skal godkjennes av AAks. Ved videre kasseringer er det ikke nødvendig å foreta et prøveuttrekk, men det tas stikkprøver av tilfeldige dokumenters lesbarhet i basen Bunken med papirdokumenter som skal kasseres inneholder både offentlige dokumenter og dokumenter unntatt offentlighet. Alle dokumentene makuleres på en forsvarlig måte. |