|
Skanning av innkomne dokumenter skal utføres korrekt og komplett, slik at dokumentene blir lesbare i Ephorte. Etter at skannede dokumenter er kontrollert og funnet i orden i henhold til punktene nedenfor kan papirversjonen kasseres.
- Alle inngående dokumenter skannes, hvis praktisk mulig (se: Dokumenttyper som ikke skannes).
- Arkivpersonalet skal sjekke at riktig antall sider er skannet og se etter at dokumentet er lesbart.
- Dokumenttyper som må oppbevares på papir (se eget avsnitt) merkes med sak/dok-nummer og sendes saksbehandler. En merknad lages i Ephorte. Saksbehandler returnerer dokumentet til arkivet når saken avsluttes.
- For noen dokumenttyper trenger saksbehandler også papiroriginalen, selv om dokumentet er skannet (se eget avsnitt). Dette merkes med sak/dok-nummer og sendes saksbehandler. En merknad lages i Ephorte.
- Etter skanning samles papirdokumentene løpende i bunker på et egnet sted.
|
|