|
Konsulent på Rossvollheimen helse- og omsorgssenter er arkivansvarlig.
Generelt om arkivet
Arkivet inneholder et klientarkiv, et personalarkiv og et saksarkiv.
Lokalisering
Arkivet utgjør arkivskap plassert i helse- og omsorgssenterets administrasjon, permer oppbevart på vaktrom, samt elektronisk journalføring i Gerica.
Klientarkiv
Når en klient blir skrevet inn første gang, blir dette registrert i det elektroniske fagsystemet Gerica, deretter opprettes en fysisk journal som legges i mappe i arkivskap i administrasjonen. Tilsynslegen skriver journalnotat i Gerica ved legevisitter. Når klienten skrives ut blir journalen flyttet fra perm på vaktrommet til journalmappe i arkivskap på kontoret, og arkivert etter fødselsdato.
Personalarkiv
Alle originale vitnemål og attester sendes personalkontoret. Timelistene overføres elektronisk via GatSoft til lønnssystemet.
Saksarkiv
Arkivmaterialet i dette arkivet utgjør mapper på sommervikarer, skoleelever, studenter, ferielister, fraværslister og diverse materiale for aktiviteter på sykehjemmet.
All inngående post som er arkivverdi skal leveres Servicekontoret for journalføring og scanning.
Rutiner for bortsetting i fjernarkiv
Arkivmateriale blir overført til fjernarkiv når klienten dør eller flytter fra kommunen. Det samme gjelder for personalarkivet når en person slutter å jobbe ved sykehjemmet.
Elektronisk fagsystem i helse- og omsorgstjenesten
Alle pasientopplysninger og saksbehandling for helse- og omsorgstjenesten registreres elektronisk og lagres i fagsystemet Gerica. |