|
Arkivdepot og avleveringsplikt: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv) skal leverast til arkivdepot (Arkivforskriften § 5-1. 1.ledd) Snåsa kommune har en betydelig mengde arkivmateriell som bør over til depot så raskt som mulig. En fremdriftsplan kan være nyttig for å få kontinuitet i arbeidet, og at den blir årlig vurdert når det årlige budsjettet utarbeides. I h.h.t arkivloven skal arkivmaerialet som er 25 år og eldre samt avslutta arkiv flyttes til arkivdepot. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som ei minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådevelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her (Ark.l. 3.ledd) Pr. i dag leier kommunen plass i bankens lokaler til arkivdepot. Innen kort tid vil lagringskapasiten i disse lokalene bli for liten. Det blir derfor behov for et depot med flere hyllemeter og som fyller dagens krav til arkivlokaler. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning (Ark.l.4.ledd) Snåsa kommune ble fra 2012 medlem av IKA Trøndelag. Mot en årlig hyllemeterpris har kommunen tilbud om å benytte IKA Trøndelag til depot, og overtar det løpende ansvaret for materialet Deponering av papirarkiver / overgivelse av arkiver til oppbevaring (forvaring) vil si at arkivmaterialet forblir kommunens eiendom. Kommunen kan når som helst, til rimelg tid, kreve arkivene utlevert.
Riksarkivarens instruks Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (se link under Reglement)
Normalinstruksen består av to hoveddeler ? krav til materiale som skal avleveres, og regler for tilbakelån. IKA Trøndelag beskriver i neste avsnitt hvilke tjenester de har å tilby vedr. depotnering Interkommunalt arkivdepot: Arkivdepottjenester for kommuner i Trøndelag) |