|
Det er møtesekretæren som innkaller til møter og sender ut sakspapirer i forkant av møte. Det er saksbehandleren selv som sender ut vedtaket i etterkant av møte. Veiledning møtesekretær Behandlingsstatus skal stå KL før saken settes inn på møtebehandlingen. (sakskartet) Saken skal da være elektronisk godkjent av leder og saksbehandler setter saken til KL. (se egen rutine for saksbehandlere). Hvis saksbehandler er fraværende kan det avtales med møtesekretær om å sette saken KL etter godkjenning. Saker unntatt off. må merkes lukket. Sjekk at ev. vedlegg også er blitt unntatt, selv om dette skal skje automatisk så lenge JP er unntatt. Saker unntatt off. blir nå merket med X i sakslista. Av praktiske årsaker bør slike saker legges først eller til slutt på sakslista. Hvis feilmelding (rød markering) på et eller flere av dokumentene ved generering av sakskart, kan det bety at utvalgssekretær ikke har høy nok autorisasjon i forhold til aktuelt dokument. Autorisering som møtesekretær skal i utgangspunktet overstyre dette. Alle vedlegg bør være i PDF-format. Saksbehandlere kan se innkalling og protokoll ved å trykke aktuelt utvalg og møtedato. Møteinnkalling og protokoll blir liggende på øverste del av bildet som kommer opp når disse er låst. Sørg derfor for å låse både innkalling og sakliste når møtet er ferdig. Saksbehandlere kan også se en samlet saksframstilling (premisser, behandlinger og vedtak) ved å gå inn på JP for saksframlegget, fanen Behandlinger og klikk Vis samlet saksframstilling. Ev. interpellasjoner som måtte komme og som skal besvares, registreres som en egen nummerserie for kommunestyret. Også protokolltilførsler skal tas vare på – enten ved å ligge under behandlinger eller legges som et eget punkt på forsiden. Saker som utsettes for ny behandling i samme møte uten endringer, skal status endres til UT og ny møtebehandling registreres av møtesekretær. Saker som blir utsatt for nærmere utredning avsluttes på vanlig måte, og nytt saksframlegg opprettes, ev. med det gamle som vedlegg. Vedlegg bør være i PDF-format. Hvis vedleggene er lagt på etter at tekstdokumentet er opprettet må tekstdokumentet flettes på nytt. Vedleggene vil da bli listet opp i dokumentet. |