Postmottak - Papir. Sortering, stempling og journalføring

Kommunens hovedpostmottak er lokalisert til Serviceenheten i kommunehuset.
(Men det finnes også postmottak ved de fleste ytre enheter)
Inngående post leveres av Posten hverdager mellom kl. 10:00 - 11:00.
Post som blir levert direkte til enheter og saksbehandlere skal arkivvurderes og sakspost leveres sentralt postmottak for stempling og registrering.

Sortering av post

Posten grovsorteres av den som sitter i resepsjonen. Post som ikke skal registreres sorteres i internhyller. Dette gjelder post til alle enheter.
Aviser og reklame legges direkte til mottaker

Postmottaket åpner all post som ikke har personlig adressat: dvs. post der personnavnet er nevnt før kommunens/avdelingens navn, skal det leveres uåpnet til adressaten, med mindre organet har inngått avtale med adressaten at postmottaket kan åpne slik post. Jfr. arkivforskriftens §3-1 – pkt. 2.
Hvis det viser seg å være tjenestepost/saksdokument skal den straks leveres til journalføring.

Her er fire ulike alternativ på behandling av post som kommer til postmottaket:

1) Ordfører NN, Holtålen kommune: offentlig/tjeneste post og åpnes av post/arkivtjenesten
2) NN ordfører, Holtålen kommune: offentlig/tjeneste post og åpnes av post/arkivtjenesten
3) NN, avdeling/kommunal enhet, Holtålen kommune:offentlig/tjeneste post og åpnes av post/arkivtjenesten
4) NN, Holtålen kommune: å se som privat post. Legges direkte til mottaker uten å åpnes.
Om det her viser seg å være tjenestepost sendes/leveres den til postmottak for registrering og journalføring.

En kan også innhente samtykke fra tilsatte i kommunen, at ved alternativ 4 kan postmottak få åpne posten. Generell regel bør vel være at privat post kommer til privat adresse, men vi vet jo at så enkel er ikke virkeligheten alltid.

Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.

NB - Anbud:
Anbud skal være merket med anbud/tilbud på konvolutten og skal ikke åpnes. Konvolutten skal stemples med ”Mottatt” stempel. Skriv dato, klokkeslett og din signatur og lever konvolutten til saksbehandler. Saksbehandler varsler som regel på forhånd at de er ute med et anbud og når fristen for levering er.

Rekommandert post:
Rekommanderte sendinger kvitteres ut til postbudet behandles som ordinær postbehandling.

E-post og telefax
E-post og telefax behandles på samme måte som vanlige papirdokumenter.
Følgende post er arkivuverdig (legges til saksbehandler):

• Reklame
• Tilbud vi ikke har bedt om
• Regnskapsbilag, lønnsbilag, skattebilag (kan være arkivverdig med tas inn i egne fagsystem)
• Kurs
• Møteinnkallinger (kan tas inn dersom det er viktig dokumentasjon)
• Lover og forskrifter (gjelder også info om dette)
• Rundskriv

Arkivverdig post skal journalføres. Det er vanskelig å gi et eksakt svar på hva som er arkivverdig men følgende gir en pekepinn:

Alt som skal saksbehandles (Med saksbehandling menes i dette tilfelle at det foretas en form for svar/handling/avgjørelse)

• All klagebehandling bortsett fra klage på legebehandling
• Alt som har dokumentasjonsverdi (både pr i dag, historisk og ikke minst rettslig)
• Kontrakter/skjøter –alle typer
• Avtaler – alle typer
• Forhandlinger (eks lokale forhandlinger, lønnsforhandlinger osv)
• Garantier (eks bankgarantier)
• Planer
• Rapporter – hvis de har dokumentasjonsverdi
• Anbud (NB: se ovenfor)
• Tilbud som vi har bedt om å få
• Høringer
• Møtereferat

Stempling og journalføring og skanning

All post i papirformat som skal journalføres påføres et stempel som inneholder ”Mottatt og mottattdato”. Dette stempelet brukes kun til post som skal journalføres.

Vi har delvis fullelektronisk arkiv og alle dokumenter skal skannes så fremt det er mulig. Ved store formater kan vi be om å få dokumentet elektronisk, eller hvis det ikke er mulig kan det tas en kopi av forsiden til skanning og originalen legges i arkivet.
Etter journalføring påføres saksnummer og journalpostnummer i rubrikk i stempelet.
Når vi har foretatt en godkjent prøveavlevering skal originalene oppbevares i 3 måneder før makulering.

Unntatt offentlighet

Post som er unntatt offentlighet skal påskrives U.off. + aktuell hjemmel i rubrikk i stemplet.

Postjournal

All post blir publisert med en forsinkelse på 2 dager fra det er journalført.
Det er kun journalen som blir publisert og ikke tekstdokumentene. Journalen skal ellers inneholde: Saksnummer og sakstittel, Dato, Type (I,U), Sakstittel, Journalposttittel, Avsender/Mottaker, Saksbehandler,
8. Kontroll postjournal – se egne rutiner