Personalsaker (PERS)

Arkivdel for Personalsaker

Sakstype
Sakbegrep (Sakstittel)
Saksinndeling
Klass 1
Klass 2
Klass 3
Klass 4
Klass 5
Merknad

Personalmp

Linje 1:Personalmappe

Linje2:Etternavn, fornavn

1 mappe pr person

PE: fødsels-

nummer

         
                 
                 
               

Link til regler for Behandling av personalarkiv

Retningslinjer for arkivering av personalsaker

Med personalsaker mener vi all dokumentasjon som omhandler virsomhetens ansatte. Journalføres i Steigen kommunes emnebaserte arkivnøkkel - Kontor 2000

Personalarkiv: Saker som inneholder dokument som omhandler den enkelte ansatte.

Personalmapper: Dokument som omhandler den enkelte ansatte.

Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort.

Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet. Dokumentene ordnes i klasser med kode "tilsettinger/engasjement" i arkivnøkkelen ( Kode 41 i K-kodene)

Tilsettingssaker inneholder disse dokumentene:

* Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen

* Evt. korrespondanse med konsulentfirma

* Stillingsannonsen

* Søknader

* Enkel søkerliste

* Utvidet søkerliste

* Tilsettingsvedtak

* Stillingstilbud

* Aksept/avslag fra søker

* Kopi av tilsettingsbrev

Journalføring Hver tilsettingssak er definert som egen arkivsak i journalen. I tilfeller der en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettingssakene

Overføring til personalmappe

Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud blir søknaden med vedlegg, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar samt tilsettingsbrev overført til personalmappe.

Søknader til personer som ikke blir ansatt: Søknader til ledende stillinger tas vare på. Andre søknader returneres eller makuleres etter 5 år.

Personalmapper - innhold:

Mappene ordnes etter fødselsdato.

Innhold:

Søknad med vedlegg

Tilsettingsvedtak

Underskrevet arbeidsavtale

Taushetserklæring

Dokument som gjelder ansiennitets- og lønnsplassering - opprykk

Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak

Powered by eZ Publish™ CMS Open Source Web Content Management. Copyright © 1999-2013 eZ Systems AS (except where otherwise noted). All rights reserved.