Arkivdel for Personalsaker
Sakstype
|
Sakbegrep (Sakstittel)
|
Saksinndeling
|
Klass 1
|
Klass 2
|
Klass 3
|
Klass 4
|
Klass 5
|
Merknad
|
Personalmp
|
Linje 1:Personalmappe Linje2:Etternavn, fornavn
|
1 mappe pr person
|
PE: fødsels- nummer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Link til regler for Behandling av personalarkiv
|
Retningslinjer for arkivering av personalsaker Med personalsaker mener vi all dokumentasjon som omhandler virsomhetens ansatte. Journalføres i Steigen kommunes emnebaserte arkivnøkkel - Kontor 2000 Personalarkiv: Saker som inneholder dokument som omhandler den enkelte ansatte. Personalmapper: Dokument som omhandler den enkelte ansatte. Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort. Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet. Dokumentene ordnes i klasser med kode "tilsettinger/engasjement" i arkivnøkkelen ( Kode 41 i K-kodene) Tilsettingssaker inneholder disse dokumentene: * Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen * Evt. korrespondanse med konsulentfirma * Stillingsannonsen * Søknader * Enkel søkerliste * Utvidet søkerliste * Tilsettingsvedtak * Stillingstilbud * Aksept/avslag fra søker * Kopi av tilsettingsbrev Journalføring Hver tilsettingssak er definert som egen arkivsak i journalen. I tilfeller der en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettingssakene Overføring til personalmappe Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud blir søknaden med vedlegg, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar samt tilsettingsbrev overført til personalmappe. Søknader til personer som ikke blir ansatt: Søknader til ledende stillinger tas vare på. Andre søknader returneres eller makuleres etter 5 år. Personalmapper - innhold: Mappene ordnes etter fødselsdato. Innhold: Søknad med vedlegg Tilsettingsvedtak Underskrevet arbeidsavtale Taushetserklæring Dokument som gjelder ansiennitets- og lønnsplassering - opprykk Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak |