|
Post til kommunen skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Etter at posten er åpnet, fordeles den på de forskjellige etater. Post til PUD legges i mappen deres over innkommet post. Posten hentes til avdelingen hvor de har postmøte hver morgen hvor posten blir fordelt mellom saksbehandlere. Etter møtet bringes arkivverdig post tilbake til arkivtjenesten for journalføring og scanning. Samme prosedyren gjelder for Sentraladministrasjonen/kultur og oppvekst. Posten til begge etatene legges i mappe og fordeles til saksbehandlere på postmøte hver morgen. Fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. |