Organisering av arkiv og arkivtjeneste

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Kåfjord kommune er organisert som sentralarkiv med ett felles postmottak i rådhuset, og ett felles elektronisk arkiv for alle virksomheter. Etter journalføring i rådhuset blir posten videre fordelt elektronisk til saksbehandlere i de forskjellige virksomhetene. Fagsystemer og tilhørende papirbaserte objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Arkivtjenesten er underlagt en felles ledelse som utøves av arkivleder, og er administrativt underlagt kommundirektøren. Arkivleder plikter å sørge for å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i dette dokumentet og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Videre skal arkivleder gjøre seg kjent og innforstått med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig opplæring av nytilsatte og ha ansvar ved gjennomføring og avlevering til arkivdepot.

Overgang til fullelektronisk arkiv

Alle arkiv i Kåfjord kommune var fram til 31.12.2008 kategorisert som papirbaserte, selv om det ble brukt en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Kåfjord kommune gikk over til fullelektronisk arkiv i forbindelse med at ePhorte 4 ble tatt i bruk 01.01.2009, og de elektronisk produserte og lagrede dokumentene ble de originale, offisielle og gyldige versjonene.
ePhorte 5 er et NOARK 5 system, og dette ble tatt i bruk 01.01.2015 til 31.12.2020.
ACOS Websak er et NOARK 5 system, og dette ble tatt i bruk 01.01.2021, og brukes fortsatt.

Kåfjord kommunes aktive arkiv ligger skytjeneste (SaaS) levert av ACOS med driftssenter i Norge. 

Dagens arkiv og arkivdeler

Arkivet til Kåfjord kommune er delt inn i flere arkivdeler og arkivserier

Det elektroniske arkivet i Kåfjord kommune omfatter følgende arkivdeler i Websak:

• Møtearkiv som inneholder innkalling, møteprotokoller og møtebok for alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg.
• Postjournal som gir fullstendig oversikt over inn- og utgående post samt interne dokumenter.
• Saksarkiv ordnet etter K-koder (kommunenes arkivnøkkel). Dette er felles for alle enhetene og tilgangen er styrt etter tjenestelig behov
• Personalarkiv som er felles for hele kommunens administrasjon. Tilgang kun for autorisert personale.
• Elevarkiv (spes.ped.arkiv), som er felles for alle kommunale grunnskoler. Tilgang kun for autorisert personale.
• Barnehagebarn (spes.ped.arkiv), som er felles for alle kommunale barnehager. Tilgang kun for autorisert personale.
• Byggesak (bygge- og delingssaker)
• Gårdsarkiv (oppmålingssaker, landbrukssaker)
• Fondsarkiv (næringssaker, kompetanseutvikling)

Følgende arkivdeler i fagsystemer er med i det fullelektroniske arkivet:

• pasientjournaler hjemmetjenesten (Profil)
• pasientjournaler rus- og psykiatritjenesten (Profil)
• pasientjournaler PU-tjenesten (Profil)
• pasientjournaler sykehjem (Profil)
• pasientjournaler legekontor (CGM journal lege)
• pasientjournaler helsestasjon (CGM journal)
• pasientjournaler kommunepsykolog (Profil)
• klientarkiv NAV sosial (Visma Velferd/Sosial)
• klientarkiv Barnevern (Visma Familia)

Følgende enheter har i tillegg egne arkivserier som produseres i de forskjellige fagsystemene, men skrives ut på papir:

• Skolene: klasselister, klassedagbøker, vitnemålsprotokoller, møtebok for elevråd, møtebok for samarbeidsutvalget, møtebok for foreldreutvalget.
• Barnehagene: møtebok for samarbeidsutvalget, møtebok for foreldreutvalget, referat fra personalmøter.
• Fysioterapitjenesten: Pasientarkiv

Følgende arkivserier vil bli beholdt i papirversjon inntil videre:

• Avtaler og kontrakter oppbevares i safe som sikkerhetskopi

Arkivformater

I Kåfjord kommune skal saksdokumenter i det elektroniske arkivet konverteres til godkjent arkivformat så snart de er ferdigstilt evt senest ved avslutning av mappe. 

Formålet med konverteringen er å sikre langtidsbevaring av arkivverdig informasjon, og sikre dokumentene slik at de framstår som komplette og uendrede. Arkivdokumenter skal være beskyttet mot uautoriserte endringer.

Følgende formater med tidspunkt for konvertering skal benyttes:

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at dette ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.

Digitale signaturer

Kåfjord kommune benytter fra og med 01.01.2021 digitale signaturer til signering av avtaler og kontrakter, og godkjenning av møtebøker.

Digital arkivering av arealplaner er i tillegg til arkivloven også regulert i Forskrift til Plan- og bygningsloven om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister, se http://www.lovdata.no/for/sf/md/td-20090626-0861-001.html. Forskriften omtaler krav til bruk av digitale signatur i digitale plankart. Hovedregel er at disse skal følge gjeldende regelverk for digitale signaturer.