Bruk og lån

Internt bruk

All bruk av materiale i aktive arkivserier skal gå via arkivtjenesten på sentralarkivet eller via virksomhetene og til saksbehandlere.

All bruk av bortsatt arkivmateriale fra sentralarkivet skal gå via arkivansvarlig. Når det gjelder spesialarkiv, skal bruk og lån gå via virksomhetene.

De ansvarlige skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe saksbehandler med å finne den nødvendige informasjonen. Bare hele saksmapper skal lånes ut fra arkivet. Originaldokumentasjon skal som hovedregel ikke lånes ut fra arbeidsstedet.

Ingen saker må fjernes fra arkivet uten at utlånet registreres med utlånskort i arkivet. Utlånskortet skal være utfylt med låntakers navn/initialer, utlånsdato, arkivkode og innhold. Utlånskortet erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur til arkivet fjernes utlånskortet fra arkivet. Det er viktig å ha rutiner som sikrer at utlånt materiale ikke er borte fra arkivet i lengre perioder. En skal derfor med jevne mellomrom foreta kontroll, og eventuelt føre egne utlånslister.

Her har ikke arkivet klare og definerte retningslinjer. Ofte tilbakeleveres lånte saksmapper til arkivet hvor de oppbevares i egen utlånshylle og som arkiveres ved leilighet.

Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumentene ikke påføres nye notater eller skades. Saksbehandler er ansvarlig for at tilbakelevering skjer, helst før påminnelse fra arkivet.

Eksternt bruk

Henvendelser fra publikum

Adgangen er regulert av Offentlighetslovens og Forvaltningslovens bestemmelser

Journalen er offentlig når registreringsopplysninger av fortrolig art er anonymisert, gjort uleselig eller slettet.

Forholdene skal legges til rette for at allmennheten kan gjøre seg bruk av arkivmateriale i henhold til lover og forskrifter.

De ansvarlige skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelig for vedkommende. Det er ofte postjournalen som danner grunnlaget for informasjon om saker.  Spørsmål om saker må  rettes direkte til saksbehandler.

Det lånes ikke ut saker til publikum unntatt i helt spesielle tilfeller som for eksempel til politikere, råd og utvalg. Det kan imidlertid utskrives kopier og kreves betaling for etter gjeldende retningslinjer.

Materiale som befinner seg i fjernarkiv og som ønskes lånt, må avtales med arkivansvarlig. Dette materialet kan være i en slik befatning at kopiering ikke kan gjennomføres, og det gis derfor anledning til å lese slike dokumenter på arkivet. Er det i tillegg opplysninger som ikke skal gjøres kjent for publikum, må det skrives en taushetserklæring og det må foreligge godkjenning fra rådmann.

Arkivmateriale fra de tidligere kommunene Rødenes og Øymark samt saksarkiv fra 1964-1979, er avlevert til IKA Østfold. Ved behov for dokumentasjon derfra, tas det direkte kontakt med IKA Østfold eller via arkivleder.