|
Lov om offentlighet i forvaltningen av 19.06.1970 nr. 69 med senere endringer bestemmer blant annet at offentlighet /publikum har krav på innsyn i offentlige saksdokumenter. Loven spesifiserer også hvilke dokumenter som kan unntas fra offentlighet. I rundskriv fra Justisdepartementet av 09.06.1971 gis utfyllende fortolkninger til lov om journal- og registerføring, hvor publikum gis rett til å se offentlig journal. (om offentliggjøring av interne dokumenter se under pkt. 5.2.3) Ifølge bestemmelser i loven og forskriftene har publikum rett til innsyn i offentlige saksdokumenter og arkivenes registre i alle offentlige organer som utøver myndighet. Om offentliggjøring av dokumenter Utgangspunktet for offentlig forvaltning er at den skal være preget av mest mulig åpenhet (såkalt offentlighetsprinsipp). Offentlighetsloven bygger på dette prinsippet. Det betyr at enhver, i praksis som oftest media, har adgang til å studere, og eventuelt referere dokumenter i en bestemt sak, når disse faller inn under loven og ikke er særskilt unntatt. Loven gjør unntak bl.a. for: opplysninger som er taushetsbelagte (§5 a) interne dokumenter/arbeidsdokumenter (§5) enkelte dokumenter på grunn av sitt innhold som for eksempel ansettelsessaker, forretningssaker m.m. (§6) Selv om et dokument etter loven kan unntas fra offentlighet (jfr §§ 5 og 6), er ikke forvaltningen nødt til å praktisere dette strengt, dersom den ikke finner grunn til det. Det at forvaltningen kan praktisere offentlighet i større omfang enn det som kan kreves, kalles ”meroffentlighet”. Meroffentlighet bør praktiseres for dokumenter og opplysninger, med unntak av de som er belagt med lovbestemt taushetsplikt, for eksempel i klientsaker, i ansettelsessaker og for visse næringsopplysninger. Spørsmålet om hvorvidt et dokument/opplysning skal unntas fra offentlighet må avgjøres av den ansvarlige leder i hvert enkelt tilfelle. Hva er et internt dokument ? Interne dokumenter er alt det skrevne materiale som et organ selv utarbeider som grunnlag for sine avgjørelser og som det selv beholder som for eksempel: Notat eller Internt notat Det er en god regel at skriftlig korrespondanse innen samme journalførende enhet bør skje i form av ”Notat” eller ”Internt notat”. Innstilling i sak til politisk utvalg Innstillingen er offentlig så snart den er utferdiget, i praksis fra det tidspunkt den sendes til for eksempel utvalgets medlemmer. Underliggende dokumenter som er en del av innstillingen, er offentlige fra samme tidspunkt. Dette gjelder selvfølgelig ikke for de saker som må unntas for eksempel pga. lovbestemt taushetsplikt. Innstillinger skal imidlertid alltid journalføres. Innsynsrett Det er viktig å merke seg at forvaltningen har rett, men ikke plikt til å nekte innsyn i de dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter offl. § 6, mens det foreligger plikt til å unnta taushetspliktsbelagte opplysninger etter offl. § 5 a. Det er den enkelte leder som har myndighet til å avgjøre dette spørsmålet når det oppstår tvil. Etter forvaltningsloven vil en part i en sak alltid, med noen lovregulerte begrensninger, ha adgang til innsyn i sakens dokumenter. Hovedregelen er at forvaltningen har plikt til å offentliggjøre de deler av et dokument som ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger. Dersom resten av et dokument gir et åpenbart misvisende bilde av saken og offentliggjøring kan skade samfunnsmessige eller private interesser, kan hele saken unntas fra offentlighet. Dokumenter som skal unntas fra offentlighet, skal ved skrivingen eller senest ved registrering påstemples unntaket med hjemmelhenvisning. Hele loven finner du på Lovdata. |