Rutine ved papirbasert arkivmateriale
Elektronisk arkivmateriale
Tidspunkt for avlevering Elektronisk arkivmateriale skal deponeres eller avleveres ved periodisering (hvert 4. år) eller ved avslutning av arkivdatabaser (umiddelbart).
Organisering av arbeidet Arkivleder skal ta initiativ til å gjennomføre avleveringen, og har ansvar for å involvere systemansvarlig og IKT-sjef. Arkivleder tar også kontakt med arkivdepot (Arkiv Troms) i god tid før overføring skal finne sted.
Klargjøring av materialet Arkiv Troms' retningslinger for avlevering av elektronisk materiale, og den framgangsmåte for produksjon av uttrekk og avlevering som er beskrevet i dokumentene Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms og Framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til arkivdepot - supplerende bestemmelser for kommuner tilknyttet IKAT, skal følges. Oppdaterte versjoner av disse publiseres på Arkiv Troms' nettsider.
Forsendelse Uttrekk som er lagret på godkjent medium skal overleveres direkte til en av Arkiv Troms' ansatte eller sendes rekommandert. Ved rekommandert sending vil avsender være formelt ansvarlig for materialet fram til Arkiv Troms har signert for mottaket. Kommunen dekker alle kostnader ved personlig overlevering eller forsendelse. |