|
NESNA kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no.
-
Mandat:
Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner” for Nesna kommune.
Resultat for arbeidet : Arkivplan for kommunen er tilgjengelig på Arkivplan.no innen 01.03.2011.
Effekt: Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
-
Organisering:
Prosjektgruppa:
Arkivplangruppa består av 3 deltakere til enhver tid og ansatte oppnevnes med følgende funksjon: Hilde Herseth (leder servicetorget), Snefrid Helgå (Intern støttetjeneste) og Tove Sletten Sørensen (Arkivleder)
Leder og koordineringsansvarlig: Arkivleder i kommunen - Tove Sletten Sørensen
Sekretær: En som er god å skrive møtereferater (evt. rullering)
Deltakere for øvrig: Edb-ansvarlig: Johan Sverdrupsen, Virksomhetsleder Plan/utvikling - Helge Stiauren, Virksomhetsleder Intern støtte - Benthe Kristensen, Virksomhetsleder Barnevernstjenesten - Ingeborg Herset, Virksomhetsleder Nesna skole - Hanne Davidsen, Virksomhetsleder Nesna barnehage - Inger Lyng Hansen, Virksomhetsleder Nesna musikk/kulturskole - Anne Sofie Mentzen, Virksomhetsleder Helsetjenesten - ?, Virksomhetsleder Aktivt Liv - Hanne Marit Haug, Virksomhetsleder Nesna sykehjem - Dag Rist, Virksomhetsleder Hjemmetjenesten - Roger Hagen, Fagsjef Pleie og Omsorg - Kristin Eide Nordøy. Registrere på nettstedet: Tove Sletten Sørensen og Hilde Herseth
Styringsgruppe: Stabsgruppe: Rådmann Amund Eriksen, Leder servicetorget Hilde Herseth, Organisasjonssjef Odd Alstad, Økonomisjef Benthe Kristensen og virksomhetsleder plan/utvikling Helge Stiauren.
Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling/ sektor og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.
IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende.
-
Ansvar etter prosjektperioden:
Arkivleder og arkiv forum skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
-
Ressursbeskrivelse:
Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle involveres i plan-, opplærings- og omleggingsarbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Etatssjefene har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene.
Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet.
-
Framdriftsplan:
Arkivgruppa skal ha en tidsplan/ arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet. Tidsplanen og rammer for arbeidet endres av rådmannen når det er behov for korrigering.
Nesna kommune, 17/2 - 2010 Amund Eriksen Rådmann |
|