Arkivplangruppen

Oppnevning:

Rådmannen ga arkivplangruppen bestående av 3 personer mandat til å styre, koordinere og ha ansvar for gjennomføringen av arkivplanarbeidet den 17.02.2010.

Periode:

Perioden 17.02.2010 - 01.03.2011

Medlemmer :

Hilde Herseth - leder servicetorget

Snefrid Helgå, Intern støttetjeneste

Tove Sletten Sørensen, arkivleder servicetorget

Mandat:

NESNA kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no.

1. Mandat:
   Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner” for Nesna kommune.
   Resultat for arbeidet : Arkivplan for kommunen er tilgjengelig på Arkivplan.no innen 01.03.2011.
   Effekt: Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
2. Organisering:
   Prosjektgruppa:
   Arkivplangruppa består av 3 deltakere til enhver tid og ansatte oppnevnes med følgende funksjon: Hilde Herseth (leder servicetorget), Snefrid Helgå (Intern støttetjeneste) og Tove Sletten Sørensen (Arkivleder)
   Leder og koordineringsansvarlig: Arkivleder i kommunen - Tove Sletten Sørensen
   Sekretær: En som er god å skrive møtereferater (evt. rullering)
   Deltakere for øvrig: Edb-ansvarlig: Johan Sverdrupsen, Virksomhetsleder Plan/utvikling - Jakob Olsen, Virksomhetsleder Intern støtte - Benthe Kristensen, Virksomhetsleder Barnevernstjenesten - Ingeborg Herset, Virksomhetsleder Nesna skole - Gerd Irene Sættem, Virksomhetsleder Nesnaøyene oppvekstsenter -Tor Kristensen, Virksomhetsleder Nesna barnehage - Inger Lyng Hansen, Virksomhetsleder Nesna musikk/kulturskole - Anne Sofie Mentzen, Virksomhetsleder Helsetjenesten - Ilkka Heiskanen, Virksomhetsleder Aktivt Liv - Hanne Marit Haug, Virksomhetsleder Nesna sykehjem - Dag Rist, Virksomhetsleder Hjemmetjenesten - Helen Johansen. Registrere på nettstedet: Tove Sletten Sørensen og Hilde Herseth
   Styringsgruppe: Stabsgruppe: Rådmann Amund Eriksen, Leder servicetorget Hilde Herseth, Organisasjonssjef Odd Alstad, Økonomisjef Benthe Kristensen og virksomhetsleder plan/utvikling Jakob Olsen.
   Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling/ sektor og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.
   IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende.
3. Ansvar etter prosjektperioden:
   Arkivleder og arkiv forum skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
4. Ressursbeskrivelse:
   Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle involveres i plan-, opplærings- og omleggingsarbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Etatssjefene har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene.
   Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet.
5. Framdriftsplan:
   Arkivgruppa skal ha en tidsplan/ arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet. Tidsplanen og rammer for arbeidet endres av rådmannen når det er behov for korrigering.

Organisering/ avdelings- tilhørighet/ sekretariat:

Arkivansvar:

Etat, sekretær evt.

Oppbevaring:

Hvor arkivet oppbevares evt. seriehenvisning.

Øvrig ansvar/ evt.: