Postmottak og dokumentfangst:
Inngående post
All inngående post skal legges i internposthyllen til den avd/etat den er adressert til. Er posten adressert uten avd/etat skal servicekontoret åpne, registrere og distribuere til rette avd/etat/mottaker. Anbuds- og tilbudsdokumenter påføres med dato og klokkeslett og legges uåpnet til mottaker. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Regninger, fakturaer m.m. skal gå til økonomiavdelingen for skanning og videre behandling. Rutinemessing korrespondanse om regnskap skal gå direkte til økonomiavdelingen.
Intern post
All intern post SKAL legges i merket omslag "intern post" i enhetens hylle. Intern post omslag SKAL benyttes så langt det lar seg gjøre. Arkivtjenesten/saksbehandler er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post omslag skal adresseres slik:
- dato
- enhetens navn + personnavn
Utgående post:
- ALL relevant utgående post, skal registreres i saksbehandlersystemet.
- Alle utgående dokumenter i saksbehandlingssystemet skal som hovedregel sendes via SvarUt og inneholder opplysninger om at brevet er godkjent med elektronisk signatur
- Opplysninger unntatt offentlighet er godkjent for sending via SvarUt
Papir-post (som skal sendes), skal frankeres av stab/service og leveres på posten.
E-post
E-post som vedrører saksbehandling skal behandles og registreres av saksbehandler eller postmottak.
Tekstmeldinger (SMS) og andre sosiale medier
Tekstmeldinger (SMS) og andre sosiale medier som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Offentlig journal:Det skal produseres postlister (løpende journal) over alle inn- og utgående dokumenter. Offentlig journal utformes på samme måte som løpende journal, men avskjermer dokumenter som er unntatt offentlig innsyn. Offentlig postliste legges ut på kommunens hjemmeside i fulltekst med to dager forsinkelse. |