|
Organisering av Arkivtjenesten i Vardø Kommune Arkivtjenesten i Vardø kommune er sentralisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle kommunale enheter, lokalisert i Kirkegata 4. All innkommende post til kommunen mottas og fordeles gjennom dette sentrale postmottaket. Journalføring og administrativ saksbehandling skjer i kommunens felles elektroniske sak- og arkivsystem, Public 360 online. Arkivverdig post blir journalført og skannet, og saksbehandlere mottar dokumentene kun elektronisk for videre behandling. Avdelinger som Helse, NAV Sosial og Barnevern, som krever særlig sikring mot innsyn, fungerer som egne journalenheter for sine spesialiserte elektroniske fagsystemer. Selv om disse fagsystemene opererer som egne enheter, utgjør de likevel en integrert del av kommunens samlede arkiv. Hvert arkiv skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet på en hensiktsmessig måte. Arkivene til Helse, NAV Sosial og Barnevern i Vardø kommune er nå fullstendig elektroniske, og en rekke digitale verktøy benyttes i både saksbehandling og arkivering. Det generelle sak- og arkivsystemet er også hel-elektronisk. Pleie og omsorgs avdeling har fortsatt et papirbasert arkiv, men arbeidet med å overgå til et fullt elektronisk arkiv er i gang. Journalsystemet for Pleie og omsorg er allerede elektronisk. Vardø kommune har flere eldre papirbaserte arkiver, og det pågår en prosess for å digitalisere disse arkivene for å sikre bedre tilgjengelighet og bevaring. |