|
Lokaler for behandling av klientmapper i NAVs sosialtjeneste Eget rom i kontorlandskapet i 3. etasje, som de kaller «dagarkivet». Dette lokalet beskriver NAV Karmøy på følgende måte: «Dagarkivet inneholder hengemapper med klientmapper som er sortert etter fødselsdato. Merkantil bruker mappene ifm pengesendinger. Det er deres ansvar å arkivere mappen etter pengesending. - Er en klient svært aktiv, kan klientmappen fort bli svært tykk. Merkantil bør ”slanke” mappene når de ser at behovet er der, dvs at en oppretter en ny mappe inneholdende de dokumentene en mener det er behov for å beholde i dagarkivet og setter bort den gamle mappen i». Det oppbevares også relativt nylig avsluttet arkiv i et eget fjernarkiv i Kinobygget. Dette lokales må sees i sammenheng med kommunen sitt bortsettingsarkiv i rådhuset. Dette lokalet beskriver NAV på følgende måte: «Før en mappe kan settes i fjernarkivet, må klienten registreres på en spesiell liste som viser en oversikt over hvilke klienter som allerede har mapper i fjernarkivet. Har ikke klienten mappe i fjernarkivet fra før, må han/hun registreres på listen og det må lages en fargekodet boks eller omslag som mappen legges i før den bæres bort. Dersom det ikke har vært bevegelser på en klient det siste året, kan vedkommende passiviseres. FØR en passiviserer en klient, må en ta ut kopi av klientjournalen og postlisten og legge disse i mappen. En må også ta bort plastomslag før mappen fraktes til fjernarkivet. (Sistnevnte gjelder både aktive og passive klienter). – Døde klienter registreres på en spesiell MORS-liste og legges i brune bokser i fjernarkivet. – Er det behov for å låne en mappe fra fjernarkivet, må den som tar mappen fylle ut et lånekort, sette dette i et rødt A-4-plastkort og sette kortet inn i hyllen hvor klientmappen stod. Har en klient vært passiv i 10 år, kan mappen, etter forskriftsmessig merking m.m., leveres arkivet på Rådhuset. Etter 25 – 30 år kan den sendes IKA Rogaland i Stavanger.» NAV Karmøy tolker og presiserer ovenfor nevnte på følgende måte: Tredje etasje på NAV Karmøybygget: Merkantilt team: Her blir all post mottatt og sortert for vidare distribusjon. Klientpost blir ført i fagsystema Velferd eller Unique flyktning. Generell post blir ført elektronisk. Arkivet for generell/administrativ post journalføres og arkiveres elektronisk av Sentralarkivet på Rådhuset. Disponering.
Arbeidsmappe på dei som har disponering arkiveres i låsbart skap i kontorlandskap i 3. etasje.
Her oppbevarer me kopi av vedtak, kvitteringar osb. Hovudmappe står i dagarkiv i 3. etasje. Arkivert etter fødselsnummer. Dagarkiv/3. etasje. Rom midt i bygget med inngang frå landskap. Her er låsbare metallskap som utgjer NAV's sosialtenestes daglege arkiv. Alle aktive klientmapper oppbevares her.. Arkivert etter fødselsnummer. Andre etasje på kinobygget. Lokalt fjernarkiv. Rullearkiv kor passive klientars mapper og slanka/reinsa mapper blir fysisk arkivert. Desse er registrert inn i ei arkivliste på førehand. Arkivert etter fødselsnummer. I tillegg til reine klientmapper fins og utskrifter av journal og rekneskap frå det datasystemet som fantes før Oskar. Vidare ein del ”vekksette boksar” (gjeld særleg det som er bortsett fra det generelle arkivet) som må gjennomgåast og kor truleg mykje kan kastast. Elles oppbevarer vi remitteringsrapportar for dei 10 siste åra her samt boksar som inneheld klientmapper vedrørande døde klientar. |