|
Servicekontorets ansvar:
- All post sendes postmottak
- Post fra ytre enheter sendes daglig til servicekontoret, eller skannes og legges inn av enheten selv.
- Postmottak har ansvaret for å hente ut post fra Mottak Websak, epostmottaket eller Altinn og journalføre dette hvis det er arkivverdig - saksbehandler kan legge inn sine inngående og utgående e-poster direkte i saksmappa evt. videresende dem til postmottaket for registrering.
Postmottaket åpner og sorterer posten og sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post. Arkivverdig post: Post som skal saksbehandles eller være som dokumentasjon skal journalføres. Ikke arkivverdig post: Som ikke arkivverdig post regnes trykksaker, offentlige publikasjoner, kurs og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger / rapporter fra andre offentlige organer. Rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en flere saker skal journalføres/registreres i Websak. Møteinnkallinger / møtebøker og referater (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks.) egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Feiladressert post returneres Posten uåpnet. Anbud / Tilbud / Offentlige anskaffelser: Konvolutt påføres dato og klokkeslett og leveres uåpnet til saksbehandler. (Offentlige anskaffelser lyses ut på Doffin og innkomne anbud behandles i KGV-light) Saksbehandler skal levere anbudene til journalføring etter at anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning. Sørg for at journalposten er registrert med unntatt offentlighet jfr. fvl. § 13.1.ledd pkt. 2. (Når anbudene er innkommet skal anbudsprotokoll og vedtatt anbud registreres i Websak) Rekommandert sending: Ansatte på servicekontoret har fullmakt til å hente verdipost og pakker adressert til Lyngen kommune. Sendingen behandles som vanlig post. Personlig post: Personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Lyngen kommune og skal leveres uåpnet til saksbehandler. Saksbehandler plikter da å sørge for at posten så fremt den ikke er privat blir levert postmottak for journalføring. Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen. Skanning /journalføring av saksdokumenter:
- Saksdokumenter som er mottatt på papir skal skannes.
- I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Dette gjelder uansett om det er papirbasert post eller elektronisk journal.
- Servicekontoret skal undersøke om det inngående dokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.
- Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen.
- Alle saker skal klasseres med primær ordningsverdi ( k-koder, personnummer, gård- og bruksnummer ) evt. sekundærkode og legges i riktig arkivdel.
Følgende opplysninger registreres:
- Dokumenttype, dokumentdato, sender/mottaker, sakstittel / dokumenttittel og datering på dokumentet.
- Servicekontoret skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler.
- Servicekontoret skal påføre tilgangskoder beskytter tekst som skal unntas offentlighet på saksdokumenter så langt de kan vurdere dette.
- Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonellet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.
Utgående post: Saksbehandler på rådhuset ferdigstiller og leverer utgående post til servicekontoret (så fremt dette ikke sendes elektronisk Svarut) legger det i konvolutt og frankerer det. Saksbehandlers oppgaver: Inngående post: Saksbehandler kan selv opprette saksmappe hvis dette ikke allerede er gjort av arkivet - må alltid sjekke om det er en saksmappe fra før. Saksbehandler kan også legge inn egne mottatte eposter, men må sjekke at samme epost ikke er lagt inn fra før av arkivet. OBS: Alle hovedmapper til personalmapper skal arkivet opprette. Daglig sjekke egne restanser og mottatte journalposter i Websak. Kontrollere at saks- og journalopplysninger er rette, samt at de er knyttet til rett sak. Kontrollere at mottatte brev er registrert i Websak. Dette gjelder også e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført. Kontrollere at alle sidene er kommet med i hver journalpost. Utføre offentlighetsvurdering ( her må man huske å skjerme navn og personlige opplysninger i saks- og dokumenttittel og mottaker/avsender). Arkivverdige brev eller eposter som har kommet direkte til saksbehandler må umiddelbart legges inn evt. sendes arkivtjenesten for registrering. Saksbehandleren har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandleren er ansvarlig for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med er blitt journalført. Personlig adressert post Saksbehandler som mottar personlig adressert post eller epost som viser seg å være til organet, skal straks registrere evt levere denne til arkivtjenesten for registrering. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av servicekontoret. Personlig adressert e-post Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne videresendes til servicekontoret for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må servicekontoret kontaktes. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis. Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakter som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til servicekontoret for skanning og journalføring. Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Utgående post: Utgående post (brev og eposter) skal registreres i Websak. Utgående brev skal fortrinnsvis sendes ut elektronisk gjennom SVARUT-tjenesten. Kan også i spesielle tilfeller skrives ut og sendes i post. Saksbehandler skal svare i samme sak som den inngående journalposten er registrert i. Når dokumentet er ferdig til ekspedering skal det ferdigstilte brev sendes ut fortrinnsvis gjennom SVARUT evt epost eller papir (må velge sendelsesmåte) Arkivtjenesten får dette brevet i egen kurv i Websak for kontroll og setter til status J etter kvalitetssjekk. Saksbehandler skal avskrive alle journalposter han er ansvarlig for uavhengig av avskrivingsmåte: besvart med utgående brev, tatt til orientering etc, (bruk merknadsfelt). Journalførte saksdokumenter Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal servicekontoret kontaktes og som da sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak. Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes. Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt. Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertidig journalført Daglig søker leder frem alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering. Tilgangskode XX fjernes og eventuell rett tilgangskode settes på journalposten og markerer tekst som skal unntas. Søkets navn: " Avdelingens ikke off. vurderte JP." Servicekontoret fordeler direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til saksfordeler/avdelingsleder som viderefordeler innen egen enhet. Søket "Mottatte journalposter" skal da utføres. Ved påført feil administrativ enhet skal servicekontoret kontaktes for omfordeling. Vurdering av offentlighet Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. |