|
Arkivverdig post: Til arkivverdig post stillast følgjande krav: det må reknast som saksdokument for organet etter Offentliglova §§ 2 og 3, det må vere gjenstand for sakshandsaming eller ha verdi som dokumentasjon. Dersom desse krava blir tilfredsstilt, blir det rekna som sakspost og går til skanning og journalføring, jfr. Arkivlova med forskrifter § 2a -b § 3-20. Ikkje arkivverdig post:
- Som ikkje arkivverdig post reknar vi normalt trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv som ikkje er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon, utskrifter/kopiar frå andre organ og annet mangfoldgjort materiale, så lenge det ikkje tilfredsstiller krava til arkivverdig post, jfr. Arkivlova med forskrifter §3-19.
- Informasjonspost er ikkje arkivverdig materiale, men kan gå til sirkulasjon
- Kvitteringar, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om rekneskap skal gå direkte til rette vedkommende utan journalføring
Rundskriv Ikkje arkivverdige rundskriv (:som ikkje har sakshandsamingsverdi eller dokumentasjonsverdi) blir ikkje registrert og skanna, men går direkte til sakshandsamar. Dersom det likevel skulle vise seg å vere arkivverdig (:dvs at det er gjenstand for sakshandsaming), skal sakshandsamar returnere rundskrivet til arkivet for registrering. Inngåande rundskriv som fører til sakshandsaming eller har dokumentasjonsverdi i ei eller fleire saker skal journalførast og skannast av arkivet. Møteinnkallingar, -referat og -protokollar Møtedokument frå eksterne styre, råd og utval skal ikkje journalførast, men datostemplast og leggjast til mottakar. Med eksterne utval meinast politisk- og administrativt oppnemnde utval der Volda kommune ikkje har sekretariatsansvaret. Møtedokument frå eigne politiske utval skal ikkje journalførast. Registrering av desse kjem fram i modul for utvalsbehandling. Møteinnkallingar og -referat frå administrative utval, journalførast berre av avsendar. |
|