|
Arkivorganisering: Gjemnes kommune innførte fullelektronisk arkivering 01.01.2008. Gjemnes kommune har sentralt postmottak og saksarkiv. Disse oppgavene er plassert under servicekontoret. Rådmannen sitt arkivansvar er delegert til leder av servicekontoret og rådgiver/arkivleiar. Leder av Sevicekontoret har det administrative ansvaret for arkivet delegert fra rådmannen. Rådgiver/arkivleder har det faglige ansvaret for kommunen si arkivtjeneste. Saksarkivet skal brukes av alle enheter. Det skal dokumentere politisk og administrativ saksbehandling i kommunen. Felles saksarkiv har felles postliste, denne blir publisert på kommunenes hjemmeside. Når enhetene mottar arkivverdig sakspost, skal de snarest importere/ scanne dokumentene inn i PB360, servicekontoret har ansvar for å for journalføre. Når det gjelder fagsystemene, blir disse ført i de enkelte enhetene, og en bestemt person (systemansvarlig), har ansvar for journalføring og arkivlegging. Slike fagsystem har egne postjournaler. Arkivdeler i Public 360 (se også under pkt elektroniske system- aktive system -Public 360) som er knytt til sentralt arkiv: ARKIVER
| Arkiv
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| GJEARK
|
Gjemnes kommune
|
01.01.2008
|
|
ORDNINGSPRINSIPP
| Ordens-prinsipp
|
Betegnelse
|
Ledetekst
|
Type
|
Tilg.kode
|
Fra dato
|
Til dato
|
| PERS
|
Fødselsnr. - navn
|
Personalarkiv
|
Pers
|
P
|
01.01.2008
|
|
| ELEV
|
Elev – fødselsnr.
|
Elevarkiv
|
Elev
|
E
|
01.01.2008
|
|
| BARN
|
Barn – fødselsnr.
|
Elevarkiv
|
Barn
|
BA
|
01.01.2008
|
|
| GID
|
Eiendom
|
Eiendomsarkiv
|
GID
|
|
01.01.2008
|
|
| SAK1
|
K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål
|
Saksarkiv
|
Emne
|
|
01.01.2008
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JOURNALENHET
| Kode
|
Betegnelse
|
Avsluttet dato
|
| JGJ
|
Journalenhet Gjemnes
|
|
|
|
|
|
ARKIVDELER
| Arkivdel
|
Betegnelse
|
Status
|
Startdato
|
Avsl.d
|
| SAK1
|
Emnearkiv
|
O
|
01.01.2008
|
31.12.2013
|
| ELEV
|
Elevarkiv
|
A
|
01.01.2008
|
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv
|
A
|
01.01.2008
|
|
| EIGEDOM
|
Eiendomsarkiv
|
A
|
01.01.2008
|
|
| UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
A
|
01.01.2008
|
|
| PLAN
|
Plansaker
|
A
|
01.01.2008
|
|
| ANLEGG
|
V/A og kommunale veier
|
A
|
01.01.2008
|
|
| BARN
|
Barn i barnehage
|
A
|
01.01.2008
|
|
| SAK2
|
Emnearkiv periode 2
|
A
|
01.01.2012
|
|
|