|
Sakshandsamar sitt arkivansvar:
- Kjenne til og arbeida etter dei lover og regler som gjeld for arkivarbeidet i Aurland kommune
- Berre ha tilgang til arkivsaker som er naudsynt for vedkomande sitt arbeid
- Dagleg opne sak/arkivsystemet (og evt andre system) for å sjekke innboks og restansar.
-
Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar.
Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
- Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
- Kontrollere at alle sidene i kvart dokument er rett innskanna.
- Ha ansvaret for at brev, telefaks, sms, e-postar og evt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførde i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument.
- Sakshandsamar må sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær.
- All sakshandsaming skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper.
- Sakshandsamar har, der det er papirbasert arkiv/fagsystem, ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er under handsaming og at saksmappa vert rydda for arkivuverdig materiale.
- Sakshandsamar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette blir registrert av arkivtenesta.
- Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
- Saksframlegg til politiske utval og delegerte saker: (sjå: Rutine for generell sakshandsaming i Acos)
- Før ein tilsett sluttar skal vedkomande ta ut restanseliste og informere leiar.
Faste arkivoppgåver:
- Syte for å halde fristar til forfall og restansar.
-
Syte for at arkivtenesta får melding om at ei sak skal avsluttast. (Sjå rutine for avslutting av saker.)
Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. (Arkivet kan evt. opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere nødvendig)
- Syte for at saksmapper og saksdokument etter avslutta saker blir levert i ordna stand til arkivet (gjeld papirbasert arkiv).
I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna arkivleiar i kommunen og til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande rutinar. |
|