|
Nødprosedyre ved utilgjengeleg sak-/arkivsystem
Dersom journal- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet sette i verk nødprosedyre som beskrevet nedanfor.
1. Føring av mellombels journal:
Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokumenter, som inneheld opplysningar i tråd med arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring?
2. Handsaming av innkomne og interne dokument:
Arkivet registrerar innkomne dokumenter, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevarast hjå arkivet inntil nødprosedyren er avslutta og dokumentet kan skannes og registrerast i sak-/arkivsystemet. Kopiane påførast påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane fordelast deretter til leiar/sakshandsamar.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrert inn i sak-/arkivsystemet på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumenta skannes og fordelast til leiar/sakshandsamar.
Er det påført merknader, legges desse inn i sak-/arkivsystemet under merknader til journalposten.
3.Handsaming av utgåande dokument:
Sakshandsamar produserar dokument i det ordinære teksthandsamingssystemet eller i anna hensiktsmessig system.
Arkivkopi av det utgåande dokumentet sendast til arkivet via e-post, eller på papir. Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den mellombelse journalen.
Når systemet igjen er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i sak-/arkivsystemet på grunnlag av tilsendt epost eller papirkopi og registreringane i den mellombelse papirjournalen.
Dokumenta knyttast til elektronisk arkiv ved å arkivere dei elektroniske filene evt. skannast.
Ringperm med journalark som skal nyttast, står på sentralarkivet. |
|