|
Rutinar - innhenting av anbod / innkjøp i Aurland kommune
1) Aurland kommune skal nytte lov om offentleg anskaffelser som grunnlag for innhenting av førspurnader ved innkjøp/anbod.
2) Før det vert henta inn anbod skal det utarbeidast eit internt notat som synar forventa verdi på anskaffelse.
3) Ut frå 2) vert det avklart kva prosedyre som vert lagt til grunn for førespurnad. Pr 01.10.2016 ligg desse terskelverdiane til grunn:
a) Innkjøp mellom 0- 100 000:
• Førspurnad til minimum tre leverandører.
• Førespurnad om korleis innkjøp er gjennomført bør dokumenterast.
b) Innkjøp mellom 100 000 – 500 000:
• Bruke frivilljug kunngjering i Doffin.
• Protokollplikt, dvs det skal førast protokoll som viser kven som har levert inn tilbod og kven som er tildelt oppdrag/innkjøp.
• Melding til dei som har levert tilbod med orientering om kven som er tildelt oppdraget, med frist for vent. klage på tildeling.
c) Innkjøp over 500 000:
• Kunngjering på Doffin
• Protokollplikt, dvs det skal førast protokoll som viser kven som har levert inn tilbod og kven som er tildelt oppdrag/innkjøp.
• Melding til dei som har levert tilbod med orientering om kven som er tildelt oppdraget, med frist for vent. klage på tildeling.
Øvrige rutiner:
• Protokoll ved anbod over 500 000 vert ikkje sendt ut til leverandørane før det er fatta vedtak om tildeling
• Protokoll frå anbodsopning skal alltid signerast av to personar. Dersom tilbydarar har høve til å vere tilsades ved tilbodsopning skal dette gå fram av førespurnad.
• Det er ikkje tillete å «dele opp» innkjøp av tilnærma lik anskaffelse for å omgå terskelverdiar. Slike anskaffelser skal kartleggast/planleggast gjennom budsjettåret gjennom eigne anskaffelseplanar.
• Alle førespurnader skal ha krav om både papirversjon og elektronisk levering av tilbod. (PDF), slik at overføring til arkiv skal gjennomførast på ein rasjonell måte.
• Alle tilbod skal sendast til Aurland kommune sitt postmottak
• Sakshandsamar har ansvar for å sjå til at
det vert oppretta innkjøpsmappe/anbodsmappe i kommunen sitt sak-/arkivsystem før førespurnad går ut.
Orientere om frister for innlevering
Avklare med arkivansvarleg kva arkivkoder som skal nyttast ved etablering av arkivmappe.
Syte for at alle dokument som er knyta til den som vert tildelt innkjøp/oppdrag vert registert i kommunen sitt sak-/arkivsystem. Sjå utfyllande arkivrutinar Acos 06/224. |