Glemt Passord?

Rutiner for arkivering av SMS

1. Formål

Formålet med denne rutinen er å sikre at SMS-meldinger som er arkivverdige blir fanget opp og lagret i tråd med krav til dokumentasjonsplikt og arkivlovgivningen.

2. Omfang

Rutinen gjelder for alle ansatte som bruker SMS som en del av tjenesteutøvelsen eller saksbehandling i organisasjonen.

3. Hva er arkivverdig SMS?

SMS-meldinger er arkivverdige dersom de:

  • dokumenterer vesentlige deler av en saksbehandling,
  • inneholder informasjon som har betydning for vedtak, rettigheter eller plikter,
  • gir føringer, bestillinger eller bekreftelser i saksbehandlingsprosesser.

Eksempler:

  • Avtaler om tidspunkt for møter som er en del av saksbehandling
  • Informasjon eller instruksjoner gitt til en part i en sak
  • Bekreftelser på leveranser eller utførte handlinger
  • Dokumentasjon på varsling eller kontakt med eksterne parter i henhold til lovpålagte krav

Meldinger av privat karakter eller rent praktisk informasjon uten saksrelevans skal ikke arkiveres.

4. Ansvar

  • Den ansatte som mottar eller sender SMS-meldingen har ansvar for å vurdere om innholdet er arkivverdig.
  • Arkivansvarlig bistår med opplæring og spørsmål om vurdering og arkivhåndtering.

5. Hvordan arkivere SMS

Avhengig av tilgjengelig teknologi kan følgende metoder brukes:

a) Manuell overføring
  1. Kopier SMS-innholdet til et tekst- eller PDF-dokument.
  2. Legg til følgende informasjon:
    • Avsender og mottaker (telefonnummer og navn)
    • Dato og klokkeslett
    • Kontekst/saksnummer
  3. Last opp dokumentet i saks- eller arkivsystemet og koble det til riktig sak.
b) Skjermbilde
  1. Ta skjermbilde av meldingsutvekslingen.
  2. Lagre skjermbilde som PDF eller bildefil.
  3. Dokumentér konteksten (saksreferanse, involverte parter) i metadata ved arkivering.
  4. Last opp i saks- eller arkivsystemet.
6. Sletting etter arkivering

Etter at SMS-er er korrekt arkivert og koblet til sak, kan de slettes fra mobiltelefonen dersom det ikke er behov for lokal kopi.

7. Sikkerhet og personvern

  • Vær særlig oppmerksom på sensitiv informasjon. Ikke bruk SMS til å sende personsensitive eller taushetsbelagte opplysninger med mindre det er sikkerhetsmessig forsvarlig og godkjent.
  • Følg interne retningslinjer for informasjonssikkerhet ved håndtering og lagring.

8. Opplæring og etterlevelse

  • Alle ansatte skal få opplæring i hvordan SMS skal håndteres og arkiveres.
  • Etterlevelse følges opp jevnlig som del av internkontroll.

Oppdatert 10.04.2025