Rutiner for arkivbegrensning

1. Formål

Formålet med denne rutinen er å sikre at kun relevante og nødvendige dokumenter og opplysninger blir lagret i arkivet, i henhold til gjeldende lover, forskrifter og interne retningslinjer.

2. Omfang

Rutinen gjelder for alle ansatte og samarbeidspartnere som håndterer dokumentasjon og saksbehandling i organisasjonen.

3. Ansvar

• Arkivansvarlig har ansvar for opplæring, veiledning og tilsyn med etterlevelse.
• Saksbehandlere og ansatte har ansvar for å følge rutinene og avklare tvilstilfeller med arkivansvarlig.

4. Prinsipper for arkivbegrensning

• Bare dokumenter med arkivverdig informasjon skal arkiveres.
• Dokumentasjon som ikke er nødvendig for dokumentasjon av virksomhetens saksbehandling, beslutninger eller rettigheter/plikter, skal ikke arkiveres.
• Dokumenter av kortvarig informasjonsverdi, som interne notater uten saksrelevans eller uformell korrespondanse, skal ikke arkiveres.

5. Hva skal arkiveres

• Dokumenter som inngår i saksbehandling
• Vedtak, vurderinger og beslutninger
• Inngående og utgående korrespondanse med saksrelevans
• Avtaler, kontrakter og møtereferater med beslutningsgrunnlag

6. Hva skal ikke arkiveres

• Utkast og arbeidsdokumenter uten selvstendig informasjonsverdi
• E-post av uformell eller personlig karakter
• Duplikater og kopi-dokumenter uten nye opplysninger
• Ren informasjon (for eksempel nyhetsbrev, invitasjoner, annonser)

7. Prosedyre for vurdering

Ved vurdering av arkivverdighet skal følgende spørsmål stilles:

1. Er dokumentet nødvendig for å dokumentere en saksprosess, et vedtak eller en rettighet?
2. Har dokumentet betydning for etterprøvbarhet, ansvarliggjøring eller historikk?
3. Er det krav i lov eller forskrift om bevaring?

Dersom svaret på ett eller flere spørsmål er ja, skal dokumentet arkiveres.

8. Sletting og håndtering av ikke-arkivverdig materiale

• Ikke-arkivverdig materiale skal slettes fortløpende etter bruk.
• Bruk sikker sletting der det er påkrevd (sensitive opplysninger).
• Dokumenter som er feilsendt eller feilregistrert skal straks korrigeres og slettes dersom de ikke skal arkiveres.

9. Opplæring og bevisstgjøring

Alle nyansatte skal få opplæring i arkivbegrensning som en del av introduksjonsprogrammet. Jevnlig oppfriskning tilbys for å sikre etterlevelse.

Oppdatert 10.04.2025