Arkivplanarbeid i 2018

OPPGRADERING AV SAK/ARKIVSYSTEM

I 2018 ble Kvitsøy kommunes sak/arkivsystem ESA oppgradert til versjon 8.2.1. Det førte ikke med seg større endringer og arkivering og saksbehandling i sak/arkivsystem utføres etter samme rutiner som før.

NYTT PERSONVERNLOVVERK

I 2018 ble det innført nytt europeisk personvernlovverk (GDPR) og revidering av den norske personopplysningslova. I forbindelse med dette ble det oppnevnt et eget personvernombud i kommunen som arbeider med rutiner og sikring av personvern samt rådgivning til både innbyggere og ansatte i Kvitsøy kommune.

I 2018 ble arbeid med å kartlegge all behandling av personopplysninger i kommunens sak/arkivsystem og andre fagsystemer påbegynt. Arbeidet er ikke ferdigstilt og det arbeides videre med å opprette fullstendig oversikt i 2019.

FULLELEKTRONISK SAK/ARKIVSYSTEM

Fra 01.01.2019 ble Kvitsøy kommunes sak/arkivsystem fullelektronisk. Det ble satt et skarpt arkivskille. Arkivperioden 2015-2019 løper videre selv om det ble satt skarpt arkivskille for overgang til fullelektronisk sak/arkivsystem.

Som forberedelse til overgangen til fullelektronisk sak/arkivsystem ble det opprettet nye rutiner for arkivarene i arkivavdelingen og nye rutiner for saksbehandlerne angående arkivering av originale (signerte) kontrakter/avtaler og tilsettingsbrev. Nye rutiner ble rullert inn i arkivplanen i starten av 2019.

I forbindelse med overgang til fullelektronisk sak/arkivsystem ble det utarbeidet rutinebeskrivelser og nødvendige beskrivelser for uttrekk av elektronisk arkiv og for avlevering av elektronisk arkiv til arkivdepot til IKA Rogaland. Rutiner og oversikt over prosessen med uttrekk og avlevering ble rullert inn i arkivplanen i starten av 2019.