|
Formål: Hva som skal bevares for ettertiden og hva som lovlig kan kasseres. BK-planen er forankret i arkivloven, arkivforskriften og kommunens arkivplan. 1. Rettslig grunnlag - Arkivloven (LOV-1992-12-04-126) - Arkivforskriften (FOR-2017-12-15-2063) - Offentleglova - Personopplysningsloven (GDPR) - Riksarkivarens bestemmelser og veiledere - Arkivplan for Vardø kommune: https://vardo.arkivplan.no 2. Prinsipper for bevaring og kassasjon - Dokumenter med rettsverdi, forvaltningsverdi, historisk eller forskningsmessig verdi skal bevares. - Dokumenter uten slik verdi, og som faller inn under definerte kategorier, kan kasseres dersom dette er hjemlet i denne planen. - Kassasjon må alltid dokumenteres og godkjennes av arkivansvarlig. 3. Omfang og anvendelse Denne planen gjelder for: - Alle enheter i Vardø kommune - Alle medier og formater (papir og elektronisk) - Alle arkivdeler (sentralarkiv, fagsystemer, e-postjournaler mv.) 4. Ansvar og fullmakt - Arkivansvarlig ved Servicetorget har ansvar for forvaltning og oppdatering av BK-planen. - Enhetsledere skal sikre etterlevelse i sin enhet. - Kassasjon må godkjennes av arkivansvarlig og dokumenteres i kassasjonsprotokoll. 5. Kassasjonsprosedyrer 1. Dokumentet vurderes etter denne planen. 2. Kassasjon godkjennes av arkivansvarlig. 3. Kassasjonen logglegges med dato, ansvarlig og begrunnelse. 4. Dokumentet makuleres eller slettes forsvarlig (P-4-nivå eller høyere). 6. Revisjon og oppdatering BK-planen skal revideres årlig eller ved vesentlige endringer i regelverk eller organisasjon. Oppdateringer foretas av arkivansvarlig og godkjennes av assisterende kommunedirektør. |