Virkeområde Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid. Etne kommune har vedtatt følgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot: Kommunen har med heimel i Forskrift om offentlege arkiv § 5-1 og IKAH sin selskapsavtale § 4, pkt 3 gjort vedtak om overføring av depotoppgåver til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH). Vedtaket gjeld for både papirarkiv og elektronisk arkiv. Ved avlevering til depot hos IKAH blir ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH. Kommunen har fortsatt eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet blir bevart i samsvar med arkivlova § 6. Kommunen v/rådmannen, eller den som er delegert ansvaret, er og behandlingsansvarleg etter Lov om personopplysningar for kommunen sine personregistre. IKAH er å rekne som ein ekstern databehandlar. Arkivdepotet sine oppgåver Arkivdepotet har følgjande oppgåver:
- Å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv.
- Å gi arkiva trygg oppbevaring.
- Å føre fortløpande register over mottekne arkiv.
- Å utarbeide katalogar over arkiva.
- Å syte for at kommunale einingar kan låne tilbake eller få kopi av arkivsaker dei har avlevert.
- Gje publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk for innsyn i offentlege arkiv.
- Utarbeide spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet.
Depotansvarleg er leiar for kommunen sitt arkivdepot. Depotansvarleg har rett og plikt til:
- Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivdepotet og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arbeidet.
- Å utarbeide verksemdsplanar for arkivdepotet.
- Å gi nødvendig rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevere til depotet.
- Å føre kontinuerleg kontroll med klima og andre oppbevaringsforhold i arkivlokala.
- Å gi rettleiing til publikum og ekspedere førespurnader om innsyn i arkiv.
|