ReservasjonskontrollArkivtenesta skal ein gong i månaden utføre kontroll med saker og journalpostar med status Reservert eller Konsept og som er eldre enn 2 månader og som er tomme. Framgangsmåte for slike søk er å søke opp alle arkivsaker og dokument med status R .... på kvar einskild sakshandsamar innforbi ei gitt tidsramme. Saker og dokument som er oppretta men ikkje tatt i bruk skal slettast frå journalsystemet. Før sletting skal arkivtenesta ta kontak med sakshandsammar og å få bekrefta sletting. ForfallskontrollArkivtenesta skal utføre kontroll av at sakshandsamar held dei handsamingsfristane som er gjeldande. Restanselister/restansekontrollArkivet skal med jevne mellomrom, 4 gonger i året, utføre søk på utgåande journalpostar med status R for å sikre at saksbehandlarane utfører sin del av prosesstyringa. I tillegg skal det minst 4 gonger i året tas ut lister over arkivsaker som har status B. I Etne kommune blir listene levert direkte til saksbehandlar for at han/ho skal ha oversikt over saksomfanget og evt restansar. Listene blir levert ut med frist for tilbakemelding til arkivet. Avdelingsleiar, eller andre med tilsvarande mynde, har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne. UtlånskontrollSentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet. Det skal settast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker |