Utgåande post

Alle arkivverdige brev, e-post og faxs frå Etne kommune skal sendast som offentlege dokument og innehalde logo, arkivkode, arkivsakid og øvrige kjennetegn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som fax eller e-mail. All arkivverdig post skal journalførast i elektronisk arkiv- eller fagsystem.

Ny sak

Sakshandsamar skal opprette ny sak dersom denne startar med eit utgåande brev eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast og sakshandsamar skal:

• Knytte saka til rett arkivdel og føre på arkivkode. Dersom ein er i tvil om kode, ta kontakt med sentralarkivet.
• Utføre offentlegvurdering og påføre heimel og korrekt tilgangskode i saka. Dersom ein er i tvil, ta kontakt med arkivet.
• Føre på aktuelle referansar

Sakshandsamar skal melde til sentralarkivet når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalspostane vere avskrivne. Det er sakshandsamar sitt ansvar å avslutte journalpostar og sentralarkivet sitt ansvar å avslutte arkivsaker. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak må sentralarkivet kontaktast.

Svare på journalpost/opprette utgåande brev

Når eit utgåande dokument er ferdig til ekspedering skal det ferdigstillast med status F av sakshandsamar. Denne skriv sjølv ut brevet, underteikner og sender det til postlegging. Sakshandsamar har sjølv ansvar for at det utgåande brevet avskriver det innkomande i samsvar med fagsystemet. Det skal tas to kopiar av utgåande brev. Ein til arkivet (mappa) og ein til kopiboka. Det same gjeld for arkivverdig utgåande fax og utgåande e-mail. Dette er sakshandsamar sitt ansvar. Arkivansvarleg skal kvar dag kontrollere all utgåande post/brev og endre status frå F til J.

Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondansen mellom avdelingar/einingar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopiar til kopiboka og arkivet.

Dersom den eine avdelinga/eininga ikkje er knytt opp mot systemet nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut notatet signerer og sender det til postlegging. Det skal tas to kopiar – ein til arkiv og ein til kopibok.