|
Sentralarkivet skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet. Sentralarkivet har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar. Sentralarkivet skal dagleg hente fram journalpostar med status F og M, kvalitetssikre og evt rette dei registrerte journal- og arkivopplysningar. Dette inneber å sikre:
• At offentlegvurdering er gjennomført, og evt. naudsynt skjerming av avsendar/mottakar og saksinnhald er gjort
• At rett arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• At saka er knytt til rett arkivdel
• At journalposten er knytt til rett sak Sentralarkivet skal med jevne mellomrom utføre søk på journalpostar med status R og B for å sikre at sakshandsamarar ufører sin del av prosessstyringa. Sentralarkivet skal gje tilbakemelding dersom sakshandsamar har mange reserverte dokument. |