Innkommande post for dei ytre einigane som skal førast i websak.

Postmottak og sortering

Mottak og sortering av post
 Etne kommune har sentralt postmottak som sorterer, registrerer og fordeler all post før den blir saksbehandla.

Den arkivverdige posten er den som blir gjenstand for saksbehandling og som kommunen er pliktig til å ta vare på. Denne posten blir kalt sakspost og den blir stempla, journalført og tilslutt arkivert.

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Dette er ofte informasjonspost, post som ikkje vert gjenstand for noko form for saksbehandling. Til informasjonspost høyrer:

• Trykksaker
• Offentlege publikasjonar
• Rundskriv
• Utskrifter/kopier frå andre organ
• Møteinnkallingar
• Tilbod om kurs

Informasjonsposten blir sendt direkte til saksbehandlar eller til avdelinga/eininga, der denne blir fordelt. Saksbehandlar er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast.

Telefax og e-mail skal handsamast som vanleg post. Kjem telefax eller e-mail direkte til saksbehandlar, skal han dersom posten er arkivverdig, levere denne til arkivtenesta for journalføring og arkivvurdering. Arkivverdig telefax og e-post skal produserast på godkjent papir. Dersom originalbrev blir ettersendt, skal registreringane førast over på brevet. Det er viktig at dato for mottak blir ståande.

Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom det ikkje er inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivet, jfr. liste i arkivet. Mottakar pliktar straks å levere personleg adressert post tilbake til arkivtenesta dersom det viser seg å vere arkivverdig post til kommunen.

Følgjande post skal gå uopna til fagavdelingane
 Klient- og pasientpost til sosialavdelinga, barnevern, helseavdelinga og pleie- og omsorgavdelinga. Denne posten blir journalført av særskilt autorisert personale på avdelingen (Link til postrutinar, ytre einingar)

Post til politikarar skal omadresserast til vedkommande.

Anbod skal ikkje opnast av arkivet, men leverast direkte til ansvaleg instans. Først ved anbodsopning skal desse dokumenta journalførast.

Søknader, når det gjeld søknader på stillingar og diverse løyver er det berre sjølve søknaden som blir journalført. Vedlegga blir lagt ved og arkivert saman med den journalførte søknaden.

Følgjande post skal ikkje journalførast

• Rekningar, fakturaer og rutinemessig korrespondanse om rekneskap skal gå direkte til rette vedkomande utan journalføring.
• Meldingar til lønningskontoret, sjukemeldingar m.m
• Bilag som kart, tekningar, kvitteringar, kopiar, møtereferat, rapportar og meldingar som ikkje er viktige dokument i ei sak
• Diverse permisjonssøknader frå dei tilsette. I ei personalmappe er det bare skriv om mottak og oppseiing av stilling som blir journalførast

Journalføring

Sentralarkivet er ansvarleg for journalføring og at journalpostane vert knytt til sak. Sentralarkivet skal og journalføre arkiverdig e-post og telefax.

Arkivtenesta oppretter ny arkivsak når det innkomande brevet er den første journalposten i ei sak. Framgangsmåte for å opprette ny sak i sak/arkivsystemet skal følgjast. Ellers har arkivet ansvar for å knytte innkomande skriv til eksisterande arkivsak.

Etne kommune har følgjande skjema på "heimesida". Dette er skjema i wordformat som søkjaren må ta ut på papir og senda til kommunen som vanleg post.

*Søknad om barnehageplass

Kommunen har eit skjema som

Stempling, arkivverdige saksdokument som skal arkiverast på papir blir stempla med journalstempel. Dette journalstempelet skal ha rubrikkar for: institusjonens namn, saks- og dokumentnummer, dokumentets dato, jornalføringsdato. Vidare skal stemplet ha rubrikk for sakshandsamar, arkivkode i henhold til arkivnøkkel, bevaring/kassasjon, offentleg/ikkje offentleg.

Journalføring i fagsystem, manuelle journalar: kjem inn under rutinar for ytre einingar.

Scanning

Når posten er sortert og journalført skal posten scannast umiddelbart. Det er bare arkivverdig post som blir scanna.

Arkivtenesta registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:

• At alle mottekne dokument som skal scannast er scanna og knytt til rett arkivsak
• At alle sider er komne med i kvart dokument
• At scanninga er kvalitetsmessig god nok
• At opplysningane i scanna dokument samsvarer med opplysningar i journalen

Postfordeling

Sentralarkivet fordeler posten til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjent. Dersom sakshandsamar er ukjent vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar.

• Arkiv/postmottak fordeler posten til rette saksbehandlar.
• Avdeling- eller einingssleiar har ansvar for dagleg gjennomgang av mottatt post. Vedkommande skal:
• Kontrollere at rette sakshandsamar er satt på saka.
• Påse at journalpostar og saker som er ”ikkje offentlege” er registrerast med rett lovheimel og tilgangskode. Dersom det på eit seinare tidspunkt føreligg krav om innsyn skal det gjerast ny vurdering av dokumenta.
• Sakshandsamar skal kontrollere at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak, og offentlegvurdere sak og journalpost.
• Dersom det er endringar skal arkivet ha melding om dette slik at retting blir gjort.