|
Utsending av vedtaksbrev:
Etter at møteprotokoll/møtebok er skriven og godkjent, skal det sendast ut vedtaksbrev av sakene.
Det er bare dei sakene som har fått endeleg vedtak som det skal sendast ut vedtaksbrev av.
Det er møtesekretæren som sender ut vedtaksbrev av "reine" vedtak. Saksbehandlar sjølv skal sende ut vedtak som det skal knyttast ei eller anna oppgåve til eller som det skal knytast vedlegg til. (sjå rutine for opprette og skrive politisk sak) Dei sakene med vedtak som sakshandsamar sjølv skal sende ut blir sendt til han via flaggmelding frå møtesekretæren. Sakshandsamar får denne meldinga opp under «oppgåver» og det blir eit raudt flagg på den aktuelle saka. Godkjenning av avtale: Når godkjenning av avtale er ein del av vedtaket er det sakshandsamar sitt ansvar at avtalen blir skriven ut i 2 eksemplar og sendt til rette mottakar(ar). Avtalen blir skanna inn i saka når den er ferdig underskriven av alle partar. (lever gjerne til arkivet) I tillegg skal alle underskrivne og forpliktande avtalar registrerast i ein eigen arkivdel: Avtale Alle underskrivne og forpliktande skal i tillegg oppbevarast på papir i ein ringperm plassert i Arkivet Det er sakshandsamar sitt ansvar at ferdig underskrivne og forpiktande avtale blir levert til arkivet.
Dersom vedtaksbrev/utgåande brev skal avskriva eit inngåande brev i saka, så hent fram det inngåande brevet, klikk på "meny" på den inngåande journalposten og vel "besvar" og "avskriv restanse".
Dersom vedtaksbrev/utgåande brev ikkje skal avskrive eit inngåandebrev, vel "ny jpost" og deretter "nytt utgåande dokument" Knytt sakspapiret til som vedlegg til den utgåande journalposten. Når vedtaksbrev/utgåande brev er endeleg endrar saksbehandlar journalstatusen til F – ferdig og dokumentet vert så ekspedert. Arkivtenesta endrar status frå F til J og dokumentet blir innlemma i det elektroniske arkivet |