|
UTGÅANDE POST: Alle arkivverdige brev, e-post og fax frå Etne kommune skal journalførast og sendast som offentlege dokument og innehalde logo, arkivkode, arkivsakid og øvrige kjenneteikn. Dokument som er ikkje offentlege skal ikkje sendast som fax eller e-post. Sakshandsamar har ansvar for å knyte det utg. skrivet til rett arkivsak. Når det gjeld den delen av arkivet som er papirbasert skal saksbehandlar ta to kopiar av det utg. skrivet. Ein til kopiboka og ein til saksmappa. Nytt ugåande skriv: Sakshandsamar kan opprette ny sak dersom denne startar med eit utgåande brev eller eit internt notat. Framgangsmåte for å opprette ny sak i Websak skal følgjast og sakshandsamar skal: Bilde er delt i 2 deler. Første delen er på saksnivå. Den andre delen er på journalpostnivå. Ny arkivsak: Gå til ny sak. Buk alltid «ny tom sak» Lag sakstekst. Husk at denne skal vere dekkjande for heile mappa (fleire journalpostar). Legg inn arkivkiode. (ta kontakt med arkivet om du ikkje veit koden du skal bruke). Utfør offentlegvurdering og evt. påfør heimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er i tvil, ta kontakt med arkivet. Ny journalpost: Gå til ny jpost og vel den du skal bruke t.d. nytt utgåande dokument. Lag tekst på dokumentet. Denne teksten må ofte vere ein annan tekst enn den som er på arkivsaka, men kan og vere lik. Legg inn mottakar med fullt namn og full adresse. Dersom det er aktuelt; føre opp partar i saka. Opprette utgåande brev/svare på/avskrive innkomande: Sakshandsamar sjølv har ansvar for at utg brev avskriver innk brev: Bruk ”meny” knappen og vel 1) Svar og avskriv restanse: Gå til ”Lag” og vel mal for ”felles utg brev”. I dei tilfelle der eit innkomande skriv blir besvart på andre måtar enn med eit utg brev: Bruk ”meny” knappen og vel 8) Avskrivningsopplysningar. Vel den avskrivningsmåte som er aktuell. Når eit utgåande dokument er ferdig til ekspedering skal det ferdigstillast med status F av sakshandsamar. Denne skriv sjølv ut brevet, underteikner og sender det til postlegging. Sakshandsamar har sjølv ansvar for at det utgåande brevet avskriver det innkomande i samsvar med fagsystemet som visat ovafor. Arkivansvarleg skal kvar dag kontrollere all utgåande post/brev og endre status frå F til J. Interne dokument og notat: Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondansen mellom avdelingar/einingar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Dersom den eine avdelinga/eininga ikkje er knytt opp mot systemet nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut signerer og sender det til postlegging. |