Innkomande post: Mottak og sortering av post
Etne kommune har sentralt postmottak som dagleg sorterer, registrerer og fordeler all post før den blir saksbehandla og gjeld for både papirpost og e-post. Dette gjeld for alle einingane på Tinghuset og for Drift og vedlikehald som har sine lokaler i eige bygg. Posten blir dagleg henta på Prix Etne der kommunen har postboks. I tillegg har vi ein postkasse på veggen ved sida av inngangsdøra på Tinghuset.
Leiarane for dei ytre einingane har ansvar for å levere den posten som skal førast i WebSak til sentralarkivet kvar dag. Denne posten blir skanna og fordelt og oppbevart i sentralarkivet til den blir makulert saman med all annan post.
Den arkivverdige posten er den som blir gjenstand for saksbehandling og som kommunen er pliktig til å ta vare på. Denne posten blir kalla sakspost den blir journalført, skanna, saksbehandla og til slutt arkivert.
Sentralt postmottak og sentralt e-postmottak:
All post skal gå om kommunen sitt sentrale postmottak. Dette gjeld for papirpost, men og for den elektroniske posten. E-post skal gå via kommunen sitt e- postmottak, opnast og fordelast av arkivet. Rutine for mottak av e-post er stort sett den same som for vanleg post. I forskrift til arkivloven § 3-2 heiter det: ”Organ som nyttar e-post, skal ha eit sentralt e-postmottak for post til organet. E-post til det sentrale postmottaket skal opnast av arkivtenesta.”
E-post som kjem inn til postmottaket, blir gjennomgått og fordelt 2 gonger dagleg. Journalpliktig e-post blir importert til den aktuelle saka i websak.
E-post må kunne nyttast til å sende/motta saksdokument når desse meldingane blir importert inn i den aktuelle saka i websak. Dokument med ”ikkje offentlege” opplysningar skal ikkje sendast via fax og/eller e-post. Telefax skal handsamast som anna skriftleg korrespondanse med omsyn til journalføring, arkivering og dokumentinnsyn. Kjem telefax eller e-post direkte til saksbehandlar, skal han enten importere faxen/e-posten direkte inn i aktuell sak i websak sjølv eller vidaresende den til arkivet, dersom posten er arkivverdig. Når sakshandsamar er i tvil skal han sende ein kopi av e-posten/faxen til arkivet for arkivfagleg vurdering. Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten. Det kan inngås avtale med kvar einskild sakshandsamar om at slik post kan opnast av arkivet, jfr. liste oppbevart i arkivet. Mottakar plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivtenesta dersom det viser seg å vere arkivverdig post til kommunen. Følgjande post skal gå uopna til fagavdelingane: Klient- og pasientpost til sosial-avdelinga, barnevern, helseavdelinga og pleie- og omsorgavdelinga. Denne posten blir journalført i eigne system og av særskilt autorisert personale på avdelinga. Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for saksbehandling. Til informasjonspost høyrer:
- Trykksaker
- Offentlege publikasjonar
- Rundskriv
- Utskrifter/kopier frå andre organ
- Møteinnkallingar
- Tilbod om kurs
Informasjonsposten blir sendt direkte til saksbehandlar. Saksbehandlar er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som likevel skal journalførast. Følgjande post skal ikkje journalførast:
- Rekningar, fakturaer og rutinemessig korrespondanse om rekneskap skal gå direkte til rette vedkomande utan journalføring.
- Brev til politikarar skal omadresserast til vedkommande.
- Bilag som kvitteringar, kopiar, rapportar og meldingar som ikkje er viktige dokument i ei sak.
- Meldingar til lønningskontoret, sjukemeldingar m.m og diverse korte permisjonssøknader frå dei tilsette.
- Anonyme brev.
- Førespurnader om informasjonsmateriale så lenge desse ikkje krev offisielle svar.
- Melding om adresseforandringar.
- Kopiar av inngåande brev når originalen er registrert frå før. Telefaks og e-post, dersom dei også kjem som offentlege brev.
- Reklame/produktopplysningar. Dette blir sendt rette vedkommande eller kasta.
Journalføring: Arkivet er ansvarleg for journalføring og at journalpostane vert knytt til sak. Dette gjeld både papir, e-post og telefax. Arkivtenesta oppretter ny arkivsak når det innkomande brevet er den første journalposten i ei sak. Vidare har arkivet ansvar for å knytte alle arkivverdige innkomande skriv til eksisterande arkivsak. Arkivet fordeler posten til rett eining og sakshandsamar dersom denne er kjent. Dersom sakshandsamar er ukjent tar arkivet kontakt med leiar eller dokumentet blir fordelt til leiar for den aktuelle eininga. Journalføring av ”ikkje offentleg post” I/U: Saksnivå: Når alle skriv i ei sak/mappe er ”ikkje offentlege” blir dette gjort ved å gradere på saksnivå. Då blir alle journalpostane automatisk skjerma for innsyn. Journalnivå: Når saka i utgangspunktet er offentleg men, det er einskilde dokument (journalpostar) som skal skjermast for innsyn blir dette gjort ved å gradere det aktuelle dokumentet (journalposten). Ved journalføring av ”ikkje offentlege” skriv skal tekst/overskrifter formulerast slik at journalen ikkje røper informasjonen som skal haldast tilbake. Sensitive opplysningar skal ikkje skrivast i første line på arkivsaksnivå og i første line på journalpostnivå. Likeeins skal ikkje namn skrivast i første line i arkivsakbilde eller i journalbilde. Bruk alltid line 2 til desse opplysningane. Rett tilgangskode, avskjerming og lovheimel skal brukast. Ei kort forklaring på § er lagt inn i line 3 i tilgangsbilde på arkivsaknivå.
Skanning av post:
Når posten er sortert og journalført skal posten skannast umiddelbart. Det er bare arkivverdig post som blir skanna. Ved skanning av dokument med personnummer må dette skjermast, personnummer skal ikkje leggjast ut på Innsyn. Post som er klassifisert som ”ikkje offentleg” skal skannast, og førast i samsvar med føring av slik post i WebSak og graderast i samsvar med offentleglova. Arkivtenesta skannar den journalførte posten og kontrollerer følgjande:
- At alle aktuelle dokument er skanna og knytt til rett arkivsak
- At alle sider i dokumentet er komne med
- At skanninga er kvalitetsmessig god nok
- At opplysningane i skanna dokument samsvarer med opplysningar i journalen
- At dokumenta blir delte i hovuddokument og vedlegg
- At hovuddokument og vedlegg blir teksta i samsvar med dokumentet
- At dokumentstatus etter skanning blir endra frå M til J
Importering av dokument frå kommunen sitt e-post mottak: Arkivet importerer dokument direkte frå kommunen sitt e-postmottak (firmapost) til Websak:
- Stå på e-posten
- Gå til oppgåvelina og til Tillegg og til Acos Websak
- Vel: Til Websak
- Ha klart arkivsaksnr på saka du skal importere e-posten til.
- Skriv inn arkivsaksnr og gå til knappen: Kopier til websak.
- E-posten går rett over i arkivsaka.
- Hent den aktuelle arkivsaka i websak.
- Sjekk, evt endre tekst på det importerte skrivet
- Sjekk avsendar/mottakar
- Endre status på journalposten frå M til J.
|